Das Geschäftstelefon. Tipps und Hinweise zu Gerät und Vertrag

Ein erfolgreicher Selbstständiger ist für seine Kunden erreichbar. Das bedeutet auch, dass er über ein Telefon – in aller Regel ein Smartphone – verfügt, das für sein Geschäft und seine persönliche Nutzung wie gemacht ist. Welche Parameter bei der Wahl des Geräts zu beachten sind und was sich vertraglich empfiehlt, zeigt dieser Ratgeber.
 

Entscheidungsratgeber: Vertrag

Grundsätzlich gilt: Handykosten sind Betriebskosten. Und diese können Selbstständige steuerlich geltend machen. Um eine bestmögliche Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt zu ermöglichen, ist es durchaus denkbar, zwei Smartphones bzw. zwei Verträge zu betreiben. Einen Praxis-Tipp hat die Redaktion von Chip: Sie empfiehlt Smartphones mit Dual-SIM. Das bedeutet, dass ein Smartphone gleichzeitig mit zwei Karten betrieben werden kann.

Für den Selbstständigen hat dies den entscheidenden Vorteil, dass es eine klare Trennung zwischen dem privaten und dem geschäftlichen Telefon gibt. So ist es auch möglich, am Wochenende die Geschäftsleitung auszustellen. Zudem müssen nicht zwei Geräte gleichzeitig immer in der Tasche sein. Und: Dem Finanzamt kann die Abrechnung eines rein beruflich genutzten Vertrags vorgelegt werden.

Eine weitere Option ist es, via Rufnummernlistung genau abzurechnen, welche Anrufe und Aktivitäten (auch Online-Aktivitäten mit dem Smartphone) geschäftlich bedingt waren. Da es mittlerweile kaum mehr Einzeltarife gibt und der Trend zum Flatrate-Tarif geht, könnte dieses Verfahren allerdings recht mühsam sein. Die prozentuale Abrechnung der Smartphone-Kosten ist in der Praxis üblich.

Der Trend, dass in erster Linie Flatrate-Verträge angeboten werden, bedeutet nicht, dass die Details unwichtig sind. Ein Allnet-Flat Vergleich hilft dabei, diese entscheidenden Unterschiede im Detail zu erkennen und das Angebot zu nutzen, das für das Geschäftshandy am besten passt.

Praxistipp: Wichtig für Selbstständige ist die Geschwindigkeit. Die LTE Technik ermöglicht mittlerweile Verbindungen zwischen 1,5 Gigabyte pro Sekunde und 225 Megabyte pro Sekunde. Wer sich für eine schnelle Datenverbindung wie diese entscheidet, sollte direkt nach einer Zweikarte fragen. Diese könnte dann dazu dienen, das wichtigste Zweitgerät des Selbstständigen – ein Tablet – unabhängig von verfügbaren Hotspots zu machen.

Die Telefonoptionen gängiger Vertragsangebote lauten meist so: Flatrate ins deutsche Netz, Flatrate in alle deutschen Handynetze, SMS-Flatrate ins deutsche Netz. Achtung bei der Vertragsoption „Datenautomatik“. Diese Variante bedeutet, dass – wenn das monatlich gebuchte Highspeed-Volumen aufgebraucht ist – der Anbieter den Selbstständigen via SMS kontaktiert. Um nach wie vor mit Highspeed online zu sein, wird automatisch ein kostenpflichtiges Datenpaket dazu gebucht. Wichtig ist, dass es dafür ein Limit gibt, das bei seriösen Anbietern bei drei Datenpaketen monatlich liegt.

Achtung: Bei Verträgen, die eine Film-Flatrate oder eine Online-Game-Flatrate enthalten, kann es zu einer Kürzung seitens des Finanzamts kommen. Beruflich nutzbar wären diesen Leistungen nämlich lediglich für Filmkritiker oder Spieletester.
 

Entscheidungsratgeber: Hardware

Ein Selbstständiger verfügt in aller Regel über ein Smartphone und hat damit auch die Option, E-Mails abzurufen oder Daten in der Firmencloud zu nutzen. An dieser Stelle könnte die Entscheidung für ein Smartphone, das für den tagtäglichen Gebrauch ohnehin schon bestens ausgestattet ist, durch ein zweites Gerät ergänzt werden. Auch diese Hardware fällt bei der Steuer unter den Passus Betriebskosten und kann steuerlich geltend gemacht werden.

Wer häufig unterwegs ist, wird sich für einen tragbaren Computer entscheiden, der die Option bietet, unterwegs entspannt zu arbeiten und gleichzeitig über das Smartphone zu telefonieren. Stiftung Warentest hat in der Ausgabe 01/2018 vier Optionen geprüft: ein Notebook, ein Ultrabook, ein Convertible oder ein Tablet mit Tastatur. Der Direktvergleich machte diese Vor- und Nachteile aus:

Fazit: Wer häufig unterwegs ist, tut gut daran, das mobile Büro um eines dieser Geräte zu erweitern. Das bietet die Möglichkeit, mit dem Smartphone zu telefonieren und an Notebook, Ultrabook, Convertible oder Tablet zu arbeiten. Je nach Grad der Schreibarbeit und, ob ein Mobilfunkmodem im Gerät der entscheidende Faktor ist, wird die Wahl auf eines dieser Geräte fallen.