Wenn der Kunde nicht zahlt: Das können Sie tun

Der übliche Weg, einen Kunden daran zu erinnern eine noch offene Rechnung zu begleichen, führt sehr häufig nicht zum gewünschten Ergebnis. Das klassische Verfahren – mahnen, klagen, vollstrecken – ist für beide Seiten unangenehm und mit Kosten verbunden. Die Frage lautet also nicht, wie schreiben Sie eine richtige Zahlungserinnern oder eine rechtlich einwandfreie Mahnung. Die Frage muss vielmehr lauten: Wie kommen Sie an Ihr wohlverdientes Geld?
 

Der Kunde zahlt nicht – das sollten Sie zunächst tun

Wenn ein Kunde nicht bezahlt, kann das viele Ursachen haben. Sie können die Gründe nicht wissen. Der erste Schritt ist also, Kontakt mit dem Kunden aufzunehmen und zu fragen, ob er die Rechnung überhaupt bekommen hat. Vielleicht ist sie unterwegs irgendwo verloren gegangen, auf dem falschen Schreibtisch oder im Spam-Ordner gelandet. Manchmal übersieht der Kunde die Rechnung einfach. Überprüfen Sie vorsichtshalber auch die Rechnung, ob alle Angaben korrekt sind, vor allem die Bankverbindung. Hat der Kunde bereits bezahlt, aber auf das falsche Bankkonto, werden Sie ihn mit einer Mahnung vergraulen. Hat Ihr Kunde die Rechnung bekommen, stellt sich die nächste Frage.

Warum ist die Rechnung noch offen?

Das kann die unterschiedlichsten Ursachen haben:
 

1. Der Kunde hat gerade kein Geld

Zur Lösung dieses Problems können Sie den Kunden fragen, wie er das regeln möchte, oder Sie können ihm Ratenzahlung vorschlagen. Auch ein Zahlungsaufschub kann helfen, insbesondere bei Kunden mit saisonalen Umsatzschwankungen.

Eine weitere Lösungsmöglichkeit ist ein sogenanntes Kompensationsgeschäft. Bietet Ihr Kunde Produkte oder Dienstleistungen an, die Sie brauchen können, könnten Sie sich vielleicht so bezahlen lassen.

2. Der Kunde ist mit der Rechnung nicht einverstanden

Manchmal ist der Kunde mit der Rechnung nicht zufrieden. Wer eine Rechnung nicht akzeptiert, bezahlt sie logischerweise nicht. Versuchen Sie in einem persönlichen Gespräch herauszufinden, warum er mit der Rechnung unzufrieden ist. Vielleicht hilft ein kleines Entgegenkommen Ihrerseits, um die Sache aus der Welt zu schaffen. Versuchen Sie nicht, Ihrem Kunden zu beweisen, dass er Unrecht hat. Jede gewonnene Diskussion ist ein verlorener Kunde. Auch wenn er zähneknirschend die Rechnung zahlt, wird die Geschäftsbeziehung damit beendet sein.
 

Es hilft alles nichts – der Kunde zahlt nicht

Im Fall, dass der Kunde auch nach einem intensiven Gespräch keine Anstalten macht, die Rechnung zu bezahlen oder wenn Sie einem Betrüger aufgesessen sind, der nie vorhatte seine Rechnung zu begleichen, bleibt Ihnen keine andere Wahl als den Rechtsweg zu beschreiten.

Ihre schriftliche Zahlungserinnerung sollte eine Frist für die Zahlung enthalten. Dadurch entsteht mehr Verbindlichkeit. Sie verleiht Ihrer Forderung auch mehr Gewicht.
 

Die Mahnung

In sehr hartnäckigen Fällen hilft auch eine freundliche Zahlungserinnerung nicht weiter. Jetzt wird es ernst, Sie können die Mahnung rausschicken. Bevor der nächste Schritt erfolgt, ist es heute üblich, dreimalig zu mahnen und an die fällige Rechnung zu erinnern. Dabei wird der Tonfall von Mahnung zu Mahnung dringlicher, sollte aber immer sachlich und neutral bleiben.
 

Wann ist der Kunde in Zahlungsverzug?

Die Mahnung ist jedoch nicht unbedingt notwendig, um das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten. Dazu muss der Kunde in Zahlungsverzug sein. Die Voraussetzungen für einen Zahlungsverzug sind in § 286 BGB geregelt. Zahlungsverzug tritt ein, wenn

• Sie bereits eine Zahlungserinnerung oder Mahnung verschickt haben.
• 30 Tage nach Zustellung der Rechnung abgelaufen sind. Ist der Kunde jedoch Verbraucher, müssen Sie bereits in der Rechnung auf diese Folgen hinweisen.
• ein Datum für die Begleichung der Verbindlichkeit vereinbart war oder ein Ereignis das Laufen einer Frist auslöst („3 Wochen nach Fertigstellung“)
• der Kunde ernsthaft und endgültig die Verweigerung der Zahlung erklärt.

In diesen Fällen ist keine weitere Mahnung notwendig. Der Kunde ist in Zahlungsverzug. Sie können direkt das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.
 

Im härtesten Fall – gerichtliches Mahnverfahren einleiten

In den meisten Fällen zahlen die Kunden nach der ersten oder zweiten Mahnung. Ist das nicht der Fall, steht Ihnen der Weg offen, das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten. Dazu gibt es im Internet Mahnvordrucke zum Download. Diesen Mahnvordruck füllen Sie aus und senden ihn an den Geschäftssitz des zuständigen Mahngerichts. Das Gericht prüft die formale Richtigkeit des Antrages und schickt anschließend den Mahnbescheid an den Kunden. Der Kunde hat jetzt drei Möglichkeiten:

• Er begleicht die Rechnung und die Sache ist erledigt.
• Er ignoriert den Mahnbescheid.
• Er legt Widerspruch gegen den Mahnbescheid ein. Die Folgen sind die Einleitung des Klageverfahrens und eine Gerichtsverhandlung.

Mit dem Mahnbescheid entstehen natürlich Kosten, die Sie zunächst vorstrecken müssen.
 

Fazit

Wenn ein Kunde nicht zahlt, haben Sie manchmal keine andere Wahl, als das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten. Das gilt insbesondere dann, wenn Ihre Existenz bedroht ist oder Sie ganz offensichtlich einem Betrüger zum Opfer gefallen sind, der nie die Absicht hatte, Sie zu bezahlen. Dabei sollten Sie immer abwägen, ob es nicht sinnvoller wäre, Alternativen auszuprobieren, um an Ihr Geld zu kommen. Das kann in vielen Fällen dazu führen, dass der Kunde zahlt und eine fruchtbare Geschäftsbeziehung entsteht.

Wenn Sie bei Aufträgen in Vorleistung gehen müssen, oder wenn viel Ihrer Arbeitszeit dadurch gebunden ist, kann es sinnvoll sein, einen Teil des Preises oder Ihres Honorars im Voraus zu verlangen. So müssen Sie nicht das gesamte Risiko tragen. Das hat auch den Vorteil, dass Sie die schwarzen Schafe, die nie vorhatten zu bezahlen, aussortieren. Zudem gibt Ihnen das ein besseres Gefühl. Die Arbeit macht gleich nochmal so viel Spaß, wenn das Geld schon auf dem Konto ist. Das freut übrigens auch die Buchhaltung.

Säumige Kunden zu mahnen und in Verzug zu setzen gehört nicht zu den angenehmsten Aufgaben als Unternehmer. Nachfolgend noch ein paar weiterführende Links zu diesem wichtigen Thema:

• http://www.dresden.ihk.de/servlet/link_file?link_id=6453&ref_knoten_id=2699