2025: E-Rechnung wird Pflicht. Das sollten Sie jetzt tun

Zum 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine bedeutende Reform im Bereich der Rechnungsstellung in Kraft. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) im B2B-Bereich verpflichtend. Diese Regelung bringt weitreichende Änderungen für Unternehmen mit sich, da Rechnungen ab diesem Zeitpunkt nur noch in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und übermittelt werden dürfen. Was bedeutet das für Sie als Unternehmer? Und wie können Sie sich auf diese Umstellung vorbereiten?
 

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF oder eine Excel-Datei, sondern ein Dokument, das in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt wird. Diese Formate ermöglichen eine automatische Verarbeitung durch Rechnungssoftware, da sie Daten in standardisierter Form enthalten. Mit anderen Worten: Eine E-Rechnung kann nicht nur gelesen, sondern auch automatisch verarbeitet werden. Ab 2025 gelten diese Vorgaben für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

 

Wichtige Änderungen ab 2025

1. Elektronische Formate: Rechnungen dürfen ab dem 1. Januar 2025 nur noch in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung übermittelt werden. Eine einfache PDF-Datei ist nicht ausreichend. Diese Formate sind maschinenlesbar und erlauben eine direkte Weiterverarbeitung durch elektronische Systeme.
2. Verpflichtung zur E-Rechnung: Die E-Rechnungspflicht gilt für alle B2B-Transaktionen in Deutschland, bei denen eine Umsatzsteuer anfällt. Unternehmen, die diesen neuen Vorschriften nicht nachkommen, riskieren, dass ihre Geschäftspartner den Vorsteuerabzug nicht geltend machen können, was zu finanziellen Nachteilen führen kann​.
3. Sicherheitsanforderungen: Um die Echtheit und Unveränderbarkeit der elektronischen Rechnungen zu gewährleisten, fordert das Gesetz den Einsatz von qualifizierten digitalen Signaturen oder das EDI-Kontrollverfahren (Elektronischer Datenaustausch). Dies stellt sicher, dass Rechnungen nicht nachträglich verändert werden können und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen​.
4. Übergangsfristen: Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gibt es allerdings Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen in Ausnahmefällen noch in anderen Formaten übermittelt werden, jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen. Ab 2027 ist ausschließlich die E-Rechnung zulässig​
    

Was müssen Unternehmen jetzt tun?

1. Prüfung der aktuellen Systeme: Unternehmen sollten ihre derzeitigen Rechnungsprozesse überprüfen und sicherstellen, dass sie ab 2025 in der Lage sind, E-Rechnungen im geforderten Format zu erstellen und zu empfangen. Softwarelösungen wie ZUGFeRD oder XRechnung sollten implementiert werden, wenn dies noch nicht geschehen ist.

2. Anpassung der Buchhaltung: Es ist wichtig, dass auch die Buchhaltungssysteme in der Lage sind, E-Rechnungen automatisch zu verarbeiten. Dies erfordert möglicherweise Investitionen in neue Software oder Updates bestehender Systeme.

3. Schulung der Mitarbeiter: Die Umstellung auf E-Rechnungen bedeutet auch, dass Mitarbeiter entsprechend geschult werden müssen. Sie sollten die neuen Anforderungen verstehen und wissen, wie E-Rechnungen erstellt, übermittelt und verarbeitet werden.

4. Rechtzeitige Umstellung: Da die Regelungen ab Januar 2025 greifen, ist es ratsam, sich frühzeitig mit der Umstellung zu beschäftigen. Je schneller Sie die notwendigen Anpassungen vornehmen, desto geringer ist das Risiko von Verzögerungen oder Fehlern, die zu Problemen mit dem Vorsteuerabzug führen könnten.