Kassensystem-Änderungen 2025: Was Unternehmer in Einzelhandel, Gastronomie und Dienstleistung jetzt wissen müssen

Ab 2025 treten in Deutschland neue Vorschriften für Kassensysteme in Kraft, die vor allem durch das Kassengesetz und die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) geregelt sind. Diese Änderungen zielen darauf ab, Manipulationen an Kassensystemen zu verhindern und eine lückenlose Aufzeichnung von Bargeld- und Kartenzahlungen zu gewährleisten. Doch was bedeutet das konkret für verschiedene Branchen und welche Maßnahmen müssen Unternehmer ergreifen? Dieser Artikel beleuchtet praxisnah die Auswirkungen der neuen Kassensystemvorschriften auf verschiedene Gewerbe.
 

Einzelhandel und Gastronomie: Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) wird Pflicht

Besonders stark betroffen sind Unternehmen im Einzelhandel und der Gastronomie, die tagtäglich mit einer Vielzahl von Bar- und Kartenzahlungen arbeiten. Ab 2025 ist es für alle Unternehmen in diesen Bereichen verpflichtend, eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) in ihre Kassensysteme zu integrieren. Diese Einrichtung gewährleistet, dass jede Transaktion manipulationssicher aufgezeichnet wird.
 

Auswirkungen:

• Nachrüstung der Kassensysteme: Ältere Kassensysteme müssen aufgerüstet oder durch moderne, TSE-kompatible Systeme ersetzt werden. Viele Kassenanbieter bieten bereits Cloud-basierte TSE-Lösungen an, die in die bestehenden Systeme integriert werden können.
• Kostenaufwand: Je nach Kassensystem kann die Nachrüstung mehrere hundert Euro kosten. Unternehmen, die ohnehin planen, ihre Kassensysteme zu modernisieren, sollten direkt auf TSE-fähige Geräte umsteigen.

Was muss getan werden?

• Überprüfung der Kassensysteme: Unternehmer müssen sicherstellen, dass ihre Kassen den Anforderungen entsprechen. Ist dies nicht der Fall, sollte entweder ein TSE-Modul nachgerüstet oder eine komplett neue Kasse angeschafft werden.
• Schulung des Personals: Mitarbeiter müssen geschult werden, wie sie mit den neuen Kassensystemen umgehen, insbesondere in der Gastronomie, wo oft verschiedene Zahlmethoden parallel genutzt werden.

Friseure, Kosmetikstudios und kleine Dienstleister: Vereinfachte Systeme nicht ausreichend

Dienstleister wie Friseure, Kosmetikstudios oder kleine Handwerksbetriebe, die häufig mit einfachen Kassen arbeiten oder teilweise keine vollwertigen Kassensysteme nutzen, müssen ab 2025 ebenfalls umdenken. Auch sie sind verpflichtet, eine TSE zu verwenden und jede Transaktion lückenlos aufzuzeichnen.
 

Auswirkungen:

• Verzicht auf einfache Kassensysteme: Betriebe, die bisher mit offenen Ladenkassen oder sehr einfachen Kassenlösungen arbeiten, können diese ab 2025 nicht mehr nutzen. Sie müssen auf elektronische Systeme umsteigen, die den neuen Vorschriften entsprechen.
• Schwierigkeit für mobile Dienstleister: Dienstleister, die mobil arbeiten, wie etwa mobile Friseure oder Handwerker, stehen vor der Herausforderung, auch unterwegs alle Zahlungen mit einer TSE-fähigen Kasse zu erfassen.
   

Was muss getan werden?

• Umstieg auf TSE-fähige Kassensysteme: Wer bisher nur eine einfache Kassenlösung nutzt, muss auf ein professionelles System mit TSE-Unterstützung umsteigen. Für mobile Dienstleister gibt es inzwischen Lösungen, die über Tablets oder Smartphones mit Cloud-basierten Kassensystemen arbeiten.
• Beratung durch den Steuerberater: Dienstleister sollten sich eng mit ihrem Steuerberater abstimmen, um sicherzustellen, dass ihre Systeme den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
   

Bäckereien, Kioske und kleinere Einzelhändler: Besondere Herausforderungen durch hohe Transaktionszahlen

Bäckereien, Kioske und kleinere Einzelhändler, die viele kleine Transaktionen am Tag verzeichnen, stehen vor besonderen Herausforderungen. Für sie bedeutet die Einführung der TSE, dass jede noch so kleine Transaktion manipulationssicher gespeichert werden muss, was zu einem erhöhten Arbeits- und Wartungsaufwand führen kann.
 

Auswirkungen:

• Längere Wartezeiten an der Kasse: In Branchen mit hoher Kundendichte wie Bäckereien oder Kiosken kann es durch die TSE zu leichten Verzögerungen kommen, da jede Transaktion verschlüsselt und gespeichert wird. Dies könnte zu längeren Wartezeiten führen, wenn das System nicht optimal eingestellt ist.
• Vermehrte Prüfungen durch das Finanzamt: Betriebe mit hohem Transaktionsaufkommen werden vermehrt von den Finanzämtern geprüft. Jede Abweichung in den Aufzeichnungen kann zu Sanktionen oder Schätzungen führen.
   

Was muss getan werden?

• Optimierung der Kassensysteme: Unternehmer sollten sichergestellt haben, dass ihre Kassen effizient arbeiten und Verzögerungen minimiert werden. Hierbei können moderne, cloudbasierte Kassensysteme helfen.
• Tägliche Kassenprüfung: Um bei Betriebsprüfungen keine Probleme zu bekommen, sollten Betriebe ihre Tagesabschlüsse regelmäßig prüfen und dokumentieren.
   

Taxiunternehmen und mobile Verkaufsstände: Flexible Lösungen notwendig

Für mobile Dienstleister wie Taxiunternehmen oder mobile Verkaufsstände (z. B. auf Wochenmärkten) stellt die Umsetzung der TSE-Pflicht eine Herausforderung dar. Da sie oft nicht stationär arbeiten, müssen auch sie ihre Kassen entsprechend den neuen Vorschriften anpassen.
 

Auswirkungen:

• Komplexe Nachrüstung: Mobile Kassensysteme müssen ebenfalls über eine TSE verfügen, was in vielen Fällen eine Umstellung auf digitale Systeme bedeutet.
• Zusätzlicher Aufwand bei Einzelfalltransaktionen: Besonders bei mobilen Verkäufen mit vielen kleinen Beträgen kann der Aufwand, jede Transaktion zu erfassen, erheblich steigen.
   

Was muss getan werden?

• Einführung mobiler Kassensysteme: Für mobile Dienstleister gibt es spezielle Lösungen, die sich leicht in den mobilen Arbeitsalltag integrieren lassen. Diese Systeme arbeiten oft mit Smartphones oder Tablets und sind cloudbasiert, was die Nachrüstung erleichtert.
• Klare Dokumentation: Auch bei mobilen Verkäufen muss jeder Zahlungsvorgang ordnungsgemäß erfasst und dokumentiert werden.
   

Sanktionen bei Verstößen: Finanzielle Risiken für alle Branchen

Die neuen Regelungen bringen auch strengere Kontrollen und höhere Strafen mit sich. Unternehmen, die ihre Kassensysteme nicht fristgerecht anpassen oder die Belegausgabepflicht ignorieren, müssen mit empfindlichen Strafen rechnen.

Fazit: Frühzeitige Anpassung sichert reibungslosen Betrieb

Unternehmen sollten die verbleibende Zeit bis 2025 nutzen, um ihre Kassensysteme auf den neuesten Stand zu bringen und sicherzustellen, dass sie den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung entsprechen. Je nach Branche kann dies unterschiedliche Maßnahmen erfordern, von der einfachen Nachrüstung über die Anschaffung eines komplett neuen Systems bis hin zur Einführung mobiler Kassenlösungen.

Wer rechtzeitig handelt, kann nicht nur den Betrieb reibungslos fortführen, sondern sich auch vor unangenehmen Prüfungen und Sanktionen schützen. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist dabei unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden.