Buchhaltung selber machen: Das muss die Software können

Wie wäre es, wenn Sie die Kosten beim Steuerberater sparen und selber buchen würden? Und zwar, ohne Ahnung von Buchhaltung zu haben! Geht das wirklich? Und wenn ja, was muss die Software können, damit Sie nicht unbeabsichtigt grobe Schnitzer machen? Dieser Beitrag bringt Licht ins Dunkel.
 

Selber buchen ohne Buchhaltungskenntnisse? Ja, aber…

…nur, wenn Sie keine Bilanz erstellen. Denn wenn Sie eine Bilanz erstellen müssen, ist die doppelte Buchführung Pflicht. Zudem führen Sie zusätzlich Nebenbücher, wie zum Beispiel das Anlagevermögen. Die Handhabung ist für ungeübte Einsteiger erfahrungsgemäß nicht ohne Weiteres möglich. Zumindest die groben Zusammenhänge zwischen Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz sollten Ihnen geläufig sein. Die Gefahr ist doch recht groß, dass sich aus Unwissenheit so manche Fehler einschleichen, die einen Betriebsprüfer dazu veranlassen könnten, Ihre gesamte Buchhaltung auseinanderzunehmen.

Selbstbucher mit Kontrollinstanz: Regelmäßig den Steuerberater mit der Prüfung beauftragen

Die Alternative für Bilanzierung wäre, unbedarft drauflos zu buchen und am Ende des Jahres oder auch während des laufenden Jahres die Buchhaltung an einen Steuerberater zu geben. Dieser nimmt dann die Detailprüfung vor. Sie bekommen dazu praktisch eine 1:1 Schulung, lernen sofort aus ihren Fehlern und arbeiten danach mit immer weniger Fehlern. Die Kosten, die die Korrekturen verursachen, lassen sich nicht beziffern. Halten Sie sich für einen klugen Kopf und trauen Sie sich die Arbeit zu? Dann wagen Sie den Sprung, auch wenn sie Bilanzierer sind.

Wenn Sie aber das Gefühl haben, dass Sie die doppelte Buchführung überfordert, sollten Sie sich entweder gute Grundlagen aneignen oder einen preiswerten Buchführungshelfer beauftragen. Dieser kann nämlich wesentlich günstiger als ein Steuerbüro alle anfallenden Geschäftsvorfälle verbuchen. Lassen Sie dennoch am Ende des Jahres die Steuererklärungen von einem Steuerberater erstellen. Das ist ein Kompromiss, der Geld spart und für Sicherheit gegenüber den Finanzbehörden sorgt. Der unschätzbare Vorteil, den diese Vorgehensweise hat, ist nicht auf den ersten Blick zu sehen, doch auf den zweiten wird er deutlich: Abschlüsse und Steuererklärungen, die ein Steuerberater beim Finanzamt einreicht, werden weniger häufig auf Herz und Nieren geprüft. Zudem gehen Rückfragen an den Steuerberater, der diese meist mit einem Schreiben oder mit einem kurzen Telefonat beantworten kann. Das spart Nerven und unterm Strich Geld, weil Sie ihrem Tagesgeschäft weiter nachgehen und Umsatz machen können.
 

Gewinnermittlung für Selbstbucher geht leicht von der Hand

Haben Sie mit einer Bilanz nichts zu tun, erstellen also am Ende des Jahres eine einfache Gewinnermittlung, dann ist es eine sehr gute Idee, die Buchhaltung selbst zu erledigen. Schon für wenige Euros pro Monat erhalten Sie leistungsfähige Tools von professionellen Anbietern wie zum Beispiel sevDesk oder Lexware. Es gibt eine ganze Reihe von Alternativen. Dazu gehören zum Beispiel diese:

• Sage
• sevDesk
• Quicken
• Taxpool

Sie sollten die Produkte der Softwarehersteller in Ruhe miteinander vergleichen. Auch ist es hilfreich, einen Testlauf zu unternehmen und einige Buchhaltungsmonate manuell zu erfassen. Testen Sie die Funktionen und probieren Sie aus, welche Bedienoberfläche für Sie am besten funktioniert. Das sollte eine Software für Selbstbucher mitbringen:

• Online Plattform, um in der Cloud jederzeit und überall arbeiten zu können
• Hoher Automatisierungsgrad, damit Sie so wenig wie möglich selber entscheiden müssen
• automatische Belegerkennung
• automatischer Vorschlag von Buchungssätzen
• automatische Anlage von Lieferanten- und Kundenkonten
• verständliche Bezeichnung der Konten
• Auswahl mehrere Kontenrahmen
• Wissensdatenbank mit vielen Tipps und Tricks, Hinweisen und Tutorials
• erreichbarer Kundendienst
• garantierte Berücksichtigung aktuellen Rechts
• Online-Banking Funktion mit automatischen Zahlungsabgleich
• übersichtliche Auswertung in Grafiken und Zahlen
• Bereitstellung von Vorlagen zur Erstellung von Abschlagsrechnungen
• korrekte Verbuchung von Anlagegütern/Anlageverwaltung
• Angebotsmodul
• Schnittstelle für andere Apps (API-Schnittstelle)
• Schnittstelle zur Steuerberater Software wird zum Beispiel DATEV oder Addison
• Modul zur Umsatzsteuervoranmeldung
• Belegerfassung per Foto oder Scan
• Smartphone-App zur Beleg-Schnellerfassung

Welche Software im Detail für Sie die richtige ist, das entscheiden Sie am besten, sobald Sie sich persönlich ein Bild gemacht haben. Manche Unternehmer arbeiten viel im Rahmen einer Liquiditätsplanung, wollen tagesaktuell den Gewinn sehen und außerdem aktuelle Kontostände in der Chefübersicht betrachten können. Gehören Sie dazu? Dann prüfen Sie die unterschiedlichen Softwares in dieser Hinsicht. Auch Auswertungen zu offenen Posten oder zu Kreditkartenkonten können das ausschlaggebende Kriterium sein, warum die eine Software gefällt, die andere aber nicht.

Der beste Zeitpunkt, um eine neue Buchhaltungs-Software zu starten

Der beste Zeitpunkt, um mit einer neuen Software zu Buchhaltung zu beginnen, ist der Beginn des Wirschaftsjahres. In der Regel ist das der 1. Januar. Bei manchen Betrieben, zum Beispiel in der Landwirtschaft, kann es aber auch der 1. Juli sein. Wenn Sie nicht viele Vorgänge im Monat zu berücksichtigen haben, können Sie auch im laufenden Jahr einsteigen, weil sich der Arbeitsaufwand dann in Grenzen hält.

Wie bringen Sie Ihrem Steuerberater bei, dass Sie seine Arbeit nicht mehr bezahlen wollen?

Falls Sie aktuell bei einem Steuerberater sind und nicht recht wissen, wie Sie ihm beibringen sollen, dass Sie gerne selber buchen möchten, hat sich folgende Taktik bewährt:

• Sagen Sie Ihrem Steuerberater, dass Sie die monatlichen Buchhaltungskosten senken wollen.
• Erzählen Sie ihn von den Alternativen, die sie ausprobiert haben.
• Fragen Sie nach, ob er in seiner eigenen Kanzlei ebenfalls ein Modul anbietet, mit dem Sie selbst buchen können. Ist das der Fall, lassen Sie sich ein konkretes Angebot machen und vergleichen Sie das Angebot und die Funktionen mit den anderen Anbietern.
• Falls ihr Steuerberater diesen Service nicht anbietet, können Sie das zum Anlass nehmen, um einen anderen Steuerberater zu suchen.
• Wollen Sie bei dem aktuellen Steuerberater bleiben, gibt es wie eingangs erwähnt eine Alternative. Sie können mit ihm vereinbaren, dass Sie mit der neuen Software selbst buchen und er anfangs quartalsweise die Prüfung übernimmt und Sie unterstützt. Mit der Zeit wird sich der Aufwand seitens des Steuerberaters reduzieren und Sie arbeiten mit der Zeit immer effizienter. Auch so sparen Sie auf lange Sicht Kosten.