Fahrtenbuch führen mit geringstem Aufwand - so funktioniert's

Private Fahrten, die mit dem Firmenwagen getätigt werden, sind ein geldwerter Vorteil und müssen versteuert werden. So sieht es das Finanzamt. Für Firmenwagenfahrer bedeutet dies: Sie müssen sich zwischen der Ein-Prozent-Methode und einem Fahrtenbuch entscheiden. Einfacher erscheint zunächst vielen die Ein-Prozent-Methode, denn hier wird der Steuerbetrag pauschal über den Bruttolistenpreis des Fahrzeugs berechnet. Der Haken dabei: Es kann teuer werden, wenn der Bruttolistenpreis besonders hoch ist oder das Fahrzeug zum Großteil betrieblich genutzt wird. Die Alternative zu dieser pauschalen Versteuerungsmethode ist ein Fahrtenbuch, das handschriftlich oder digital geführt werden kann. Der Vorteil eines Fahrtenbuchs ist, dass der geldwerte Vorteil anteilig nach den privaten und betrieblichen Fahrten berechnet wird. Dies kann zum einen für Firmenwagenfahrer eine hohe Steuerersparnis bedeuten, zum anderen dient ein Fahrtenbuch auch für rein betrieblich genutzte Poolfahrzeuge der Vorlage beim Finanzamt. Nicht selten erlegt dieses nämlich eine Dokumentationspflicht auf, welche sich mit einem Fahrtenbuch zweifelsfrei erfüllen lässt.

Handschriftlich oder digital?

Ein Fahrtenbuch kann sich also immens lohnen - allerdings muss es ordnungsgemäß geführt werden. Datum, Kilometerstand vor und nach der Fahrt, Start- und Zieladresse, Firma, Geschäftspartner und Zweck der Fahrt müssen bei einer Betriebsfahrt diszipliniert eingetragen werden. Das Finanzamt erkennt nur Fahrtenbücher an, die zeitnah, lückenlos und manipulationssicher sind. Bei einem handschriftlichen Fahrtenbuch kann dies schnell einmal den bereits stressigen Alltag von Firmenwagenfahrern noch verkomplizieren: Zettelchaos, Kritzeleien und jede Menge Ärger. Ein Lichtblick im Papierchaos stellen digitale Lösungen dar.

Elektronische Fahrtenbücher übernehmen den Großteil der Arbeit des Fahrtenbuchführens automatisch. Während der Fahrt wird die Strecke aufgezeichnet und dem Firmenwagenfahrer bleiben anschließend nur wenige Schritte zum vollständigen Fahrtenbuch. Dies spart viel Zeit und vor allem Ärger mit dem Finanzamt. Doch nicht alle digitalen Fahrtenbücher sind gleich. In der Tat gibt es in der Qualität und vor allem in der Finanzamtkonformität zwischen den einzelnen Anbietern und technischen Methoden große Unterschiede. Es gilt zu beachten: Die Richtlinien, die bei handschriftlichen Fahrtenbüchern gelten, sind auch bei elektronischen Lösungen unumgänglich. Zeitnah, so hat die Rechtsprechung entschieden, ist ein elektronisches Fahrtenbuch, wenn die geführten Fahrten binnen sieben Tagen kategorisiert werden. Um lückenlos zu arbeiten, muss tatsächlich jede Fahrt automatisch erfasst werden. Letztlich muss es sich zur Vorlage beim Finanzamt manipulationssicher, beispielsweise als PDF-Export, abrufbar sein.