Was ist eine Abschreibung (AfA)?

Der Begriff Abschreibung ist in Zusammenhang mit materiellen und immateriellen Gütern aus dem Anlagevermögen eines Unternehmens zu sehen. Grundsätzlich ist damit gemeint, dass die Güter mit der Zeit an Wert verlieren. Diese Wertminderung erklärt sich konkret durch Abnutzung (man denke an Maschinen oder Fahrzeuge) oder auch durch den stetigen technischen Fortschritt. Solche Wertminderungen müssen buchhalterisch und auch kalkulatorisch erfasst werden, damit die Bilanzen von Unternehmen stets aktuell sind bzw. reale Werte widerspiegeln. Würden Unternehmen keine Abschreibungen vornehmen, so würden beispielsweise 10 Jahre alte Maschinen in der Bilanz immer noch mit den Anschaffungskosten erfasst werden, was natürlich nicht der Realität entspricht. Es geht also darum, Bilanzen nicht zu verfälschen. Zudem haben Abschreibungen als Aufwand einen direkten Einfluss auf die Gewinnsituation und Steuerlast eines Unternehmens. Eine große Hilfe in der Unternehmenspraxis sind die so genannten Afa-Tabellen (Abschreibung für Abnutzung), die häufig verwendete Anlagegüter enthalten. Viele Unternehmen nutzen die darin enthaltenen und allgemein anerkannten Werte, um Abschreibungen korrekt vorzunehmen.
 

Definitorische Annäherung und Grundlagen zur Abschreibung

Unter dem Begriff Abschreibung versteht man also eine Methode, um die konkrete Wertminderung des Anlagevermögens zu erfassen. Ein Gegenstand wird dabei mit einer der noch näher erläuterten Methoden über die Zeit seiner spezifischen Lebensdauer abgeschrieben. Im Hintergrund ist dabei zu beachten, dass Abschreibungen als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung anzusetzen sind, in der Kostenrechnung handelt es sich entsprechend um Kosten. Abschreibungen mindern also tendenziell den Gewinn. Rein kalkulatorisch sind sie mit Blick auf Preise zu berücksichtigen, da natürlich auch wieder Gewinne erwirtschaftet werden müssen, um finanzielle Spielräume für Reinvestitionen zu erlangen.

Abschreibungen verschaffen Selbstständigen und Unternehmern Steuergestaltungsmöglichkeiten. Das Grundprinzip der Abschreibungsvorschriften lautet: „Sofort bezahlen und nach und nach von der Steuer absetzen.” Dieses „nach-und-nach“ kann unter Umständen Jahrzehnte dauern. Je nachdem, um welche Art Wirtschaftsgut es sich handelt, nimmt es viel Zeit in Anspruch, bis Sie die ursprüngliche Investition vollständig steuerlich gelten gemacht haben.

Für die meisten Unternehmer ist es wichtig, dass die getätigten Investitionen zeitnah steuerliche Berücksichtigung finden. Deshalb wählen sie in der Regel Abschreibungsarten, bei denen der Abschreibungsbetrag möglichst hoch und die Laufzeit somit kürzer ist. Darüber hinaus schöpfen sie alle Möglichkeiten für Sonderabschreibungen oder andere Abzüge vollständig aus, denn Abschreibungen mindern den Gewinn und senken die Steuerlast.
 

Abschreibungsvorschriften zu kennen ist sinnvoll

Sich mit den Abschreibungsvorschriften richtig gut auszukennen, kann dazu beitragen, die Steuerbelastung in einem gewissen Grad beeinflussen. Allerdings lohnt es sich nur, dass Sie sich intensiv damit beschäftigen, wenn sie sehr hohe Investitionen planen und Ihre persönliche Steuerbelastung sehr hoch ist. In diesen Fällen ist es ratsam, einen Steuerberater hinzuziehen. Er kennt sich damit bestens aus und weiß genau, wie und wo Sie Steuern sparen können, mit der richtigen Abschreibungsmethode.
 

Der Wertverlust steht im Mittelpunkt

Steuerliche Abschreibungsvorschriften sind meistens sehr kompliziert. Die Grundüberlegung ist dennoch immer gleich und sie ist einleuchtend: Ein neuer Firmenwagen oder andere größere Investitionen kosten das Unternehmen viel Geld, wenn Sie sie anschaffen oder herstellen. Allerdings mindert der Geldabfluss am Anfang erst einmal nicht das Betriebsvermögen. Andererseits bleibt zumindest am Anfang der Gegenwert für diese Investition im Unternehmen erhalten, und zwar in voller Höhe. Sie können das betriebliche Anlagegut, das Sie angeschafft haben, meistens mehrere Jahre für Ihre betrieblichen Zwecke nutzen.
 

Wertverlust entsteht beim betrieblichen Einsatz

Die Nutzung des Wirtschaftsgutes, also der betriebliche Einsatz, führt zu Wertverlust – auch Wertverzehr genannt – und mindert über die Zeit den zu versteuernden Gewinn. Genau dieser Wertverzehr durch die Abnutzung während der Nutzung im Betrieb steht im Mittelpunkt der allgemeinen steuerrechtlichen Abschreibungsvorschriften. Zu finden sind diese Vorschriften im Einkommensteuergesetz unter § 7 EStG unter der Überschrift „Absetzung für Abnutzung oder Substanzverringerung“ – auch AfA genannt. Dieser Begriff stellt den steuerrechtlichen Fachbegriff für betriebliche Abschreibungen dar.

In der Regel haben Sie die „Pflicht zur planmäßigen Abschreibung über die betriebliche Nutzungsdauer“, wobei bestimmte Wertgrenzen gelten. Für sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) gibt es vereinfachte Vorschriften. Außer der planmäßigen Abschreibung gibt es noch eine ganze Reihe von Sonderabschreibungen, außergewöhnlichen und außerplanmäßigen Abschreibungen.

Im internen Rechnungswesen haben Unternehmen mehr Freiheiten, beispielsweise in der Kosten- und Leistungsrechnung oder bei der Investitionsrechnung. Dort sind Abschreibungen wichtige Instrumente. Der Wertverlust einer Anlage macht eine Ersatz- oder Neubeschaffung notwendig. Die Abschreibung ist dabei keine bloße steuerliche Berechnung, sondern real. Deshalb muss der reale Wertverlust der betrieblichen Güter in die Kalkulation der Preise einfließen. Dabei ist wichtig zu wissen, dass es für die kalkulatorischen Abschreibungen im internen Rechnungswesen keine gesetzlichen Bestimmungen gibt. Bei der steuerlichen Betrachtung sind zwingend die Abschreibungsvorschriften der Steuergesetzgebung zu berücksichtigen. Die Anschaffungs- und Herstellungskosten müssen nach ganz bestimmten Regeln berechnet werden. Im internen Rechnungswesen legen die Unternehmen meist die tatsächlichen Kosten für die Wiederbeschaffung zugrunde. Bei der Nutzungsdauer gilt etwas Ähnliches. Im Steuerrecht liegen Tabellen der Nutzungsdauer zugrunde. Im Betrieb orientieren sich die Zahlen an der tatsächlichen Laufzeit einer Anlage oder eines Wirtschaftsgutes. Deshalb kommt es sehr häufig zu gravierenden Unterschieden zwischen den handelsrechtlichen und den steuerrechtlichen Abschreibungswerten.

Im Steuerrecht hängt die Höhe der Abschreibung von folgenden Bedingungen und Merkmalen ab:

• Welcher Art ist das Wirtschaftsgut?

• Auf welche Art wurde es in das Betriebsvermögen aufgenommen?

• Welchen Wert hat das Wirtschaftsgut? Werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder der Einlagewert angesetzt?

• Wie lange ist die Nutzungsdauer?

• Welche Abschreibungsmethode ist zulässig?

Abschreibungsmethoden in der kompakten Übersicht

Die lineare Abschreibung ist im deutschen Steuerrecht die Regel und auch am einfachsten zu handhaben. Dabei wird der Wert eines Anlagegutes linear, also gleichmäßig, über eine bestimmte Zeit abgeschrieben. Bei einem Auto mit einem Anschaffungswert von 20.000 Euro ergäbe sich bei einer Abschreibungsdauer von 10 Jahren also jedes Jahr ein Abschreibungsbetrag von 2.000 Euro. Die degressive Abschreibung ist seit Beginn des Jahres 2008 nicht mehr erlaubt. Hier werden die Beträge jedes Jahr nach dem Rest-Buchwert ermittelt. Möglich ist der einmalige Wechsel von der degressiven zur linearen Abschreibungsmethode. Bei der leistungsbezogenen Abschreibung wird mit Blick auf die konkrete Inanspruchnahme eines Gutes abgeschrieben, sodass sich anders als bei der linearen Form ungleiche Anteile ergeben. Eine genaue zeitbezogene Abschreibung ist mit der tages- bzw. monatsgenauen Abschreibung möglich. Im Rahmen der digitalen Abschreibung können Anlagegüter berücksichtigt werden, die in den ersten Jahren einen großen Wertverlust aufweisen. Für geringwertige Wirtschaftsgüter (Stichwort GWG) ist eine Poolabschreibung möglich, indem man mehrere Güter zusammenfasst.
 

Außerplanmäßige Abschreibungen als Sonderfall

Im Gegensatz zu den vorangegangenen planmäßigen Abschreibungen sind die außerplanmäßigen Abschreibungen zu erwähnen. Diese dürfen aber nur dann vorgenommen werden, wenn sie von dauerhafter Natur sind. Kommt es z.B. zu einem Verlust von Wertpapieren im Anlagevermögen, so kann eine außerplanmäßige Abschreibung vorgenommen werden, um quasi auf die Situation betriebswirtschaftlich sinnvoll zu reagieren. Sollte sich herausstellen, dass die gebuchten Wertminderungen doch nicht dauerhafter Natur sind, so muss eine Zuschreibung oder Wertaufholung vorgenommen werden.
 

Abschreibungen für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Geringwertige Wirtschaftsgüter verbleiben in der Regel einen längeren Zeitraum im Unternehmen und werden länger als ein Jahr genutzt. Dennoch dürfen Sie die Anschaffungskosten bereits im Jahr der Anschaffung vollständig abschreiben und damit steuerlich geltend machen.

Geringwertige Wirtschaftsgüter sind gemäß § 6 Absatz 2 EStG:

• alle abnutzbaren, beweglichen Wirtschafsgüter des Anlagevermögens,

• die sich selbstständig nutzen lassen und

• deren Einlagewert oder Anschaffungs- und Herstellkosten den Wert von 800 Euro nicht überschreiten.

Sie gelten als laufende Betriebsausgaben und Sie dürfen sie im Jahr der Anschaffung, der Herstellung oder der Einlage vollständig abschreiben. Der genaue Zeitpunkt der Anschaffung spielt hier keine Rolle, sodass eine monatsgenaue Berechnung nicht notwendig ist.

Wichtig ist, dass die Sofortabschreibung freiwillig ist. Sie haben die Wahl und können das GWG auch ganz normal über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben. Verzichten Sie im Jahr der Anschaffung auf die Sofortabschreibung, sind Sie über die gesamte Abschreibungsdauer an diese Methode gebunden. Es ist nicht zulässig, den vollständigen Restwert im Folgejahr abzuschreiben. Dies gilt für GWG mit einem Wert von 251 bis 800 Euro. Liegt der Wert eines Wirtschaftsgutes bei 250 Euro oder darunter, müssen Sie es sofort abschreiben.
 

Abschreibungen und Buchhaltung: Wie sind Buchungen vorzunehmen?

Bei jeder Abschreibung wird das Anlagevermögen direkt betroffen, da eine Wertminderung vorliegt. Da Abschreibungen in diesem Sinne Aufwendungen für einen Betrieb darstellen, müssen sie in der Gewinn- und Verlustrechnung auftauchen, und zwar unter ‚Abschreibungen auf Sachanlagen‘. Abschreibungen haben also einen direkten Einfluss auf den Gewinn eines Unternehmens und die zu zahlende Steuerlast. Insofern dürfte deutlich werden, dass eine kluge Abschreibungsstrategie betriebswirtschaftliche Handlungsspielräume eröffnet, indem neue finanzielle Mittel für Ersatz- oder Erweiterungsinvestitionen gewonnen werden. Dies setzt aber voraus, dass die Kosten für Abschreibungen in den kalkulierten Produktpreisen bereits enthalten sind.
 

Rechen- und Buchungsbeispiele: Der Zusammenhang zwischen Abschreibungen, Gewinn und Steuern

Wird ein PKW über 50.000 Euro angeschafft und über 5 Jahre linear abgeschrieben, so wird er zunächst mit 50.000 Euro auf dem Konto Fuhrpark gebucht, auf dem Bankkonto dementsprechend ein Zahlungsausgang. Jedes Jahr ergibt sich in der Buchhaltung dann der Buchungssatz Abschreibung 10.000 Euro an Fuhrpark 10.000 Euro (Soll an Haben). Hieraus folgt, dass für die Abschreibungen natürlich ein eigenes Konto nötig ist. Nach dem ersten Jahr steht das Fahrzeug nur noch mit 40.000 Euro im Fuhrparkt, in Jahr 2 mit 30.000 Euro bis es schließlich nach 5 Jahren komplett abgeschrieben ist. Natürlich darf es auch nach diesem Zeitraum noch genutzt werden.
 

Abschreibungsgründe und die wichtigsten Arten von Abschreibungen

Gemäß der angeführten Beispiele sind natürlich technische Ursachen wie Verschließ in der Praxis der wichtigste Grund für die zu erfassende Wertminderung. Mit Blick auf wirtschaftliche Ursachen lassen sich Nachfrageeinbrüche und auch Fehlinvestitionen anführen. Hier greifen oftmals außerplanmäßige Abschreibungen, die von dauerhafter Natur sein müssen. Natürlich sind auch rechtliche Ursachen denkbar, wenn beispielsweise im Zuge gesetzgeberischer Maßnahmen der Ablauf von Verträgen oder Schutzrechten wie Patente oder Konzessionen geändert wird. Es gilt, sich immer auf dem Laufenden zu halten und das maximale Abschreibungspotenzial voll auszuschöpfen. Neben den hier dargestellten planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen inklusive Methoden, die sich auf das Handelsrecht stützen, spielen in der betrieblichen Praxis vor allem auch die kalkulatorischen Abschreibungen eine wichtige Rolle: Hierbei handelt es sich um eine Abschreibungsart aus dem Bereich der Kostenrechnung. Ziel eines jeden Unternehmens muss es sein, seine Substanz langfristig zu erhalten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Im Gegensatz zu den in diesem Beitrag erläuterten handelsrechtlichen Abschreibungen, die einen Höchstwert ansetzen, geht man bei den kalkulatorischen Abschreibungen von den Wiederbeschaffungskosten als Ausgangssumme aus. Diese können natürlich durchaus höher sein als Anschaffungskoten, was bei der Kalkulation von Preisen konsequent mit einbezogen werden sollte.
 

Abschreibungen von Forderungen in der Bilanz

In einer Bilanz werden neben dem Anlagevermögen auch Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens bewertet. In diesem Kontext kommt es in der Wirtschaftspraxis nicht selten auch zu Abschreibungen auf Forderungen. Solche Abschreibungen entstehen typsicherweise durch Insolvenzen oder nicht zahlungswillige Kunden. Wird bekannt, dass eine Forderung tatsächlich ausfällt, so muss sie endgültig abgeschrieben werden. Zuvor wird sie meistens auf einem Konto gesammelt, um ihren Status getrennt nachvollziehen bzw. Forderungen überwachen zu können (Stichwort Forderungsmanagement).
 

Fazit: Die Materie der Abschreibungen erfordert gewisse Erfahrungswerte

Die landläufige Meinung, Unternehmer dürften alles von der Steuer absetzen, ist ein Märchen. Viele steuerliche Vorschriften in Bezug auf die Abschreibung stellen für die Unternehmen häufig eine finanzielle Belastung dar. Gerade für Existenzgründer kann dies problematisch werden. Anfangs dürfen Sie die Anschaffungskosten nicht als Betriebsausgaben geltend machen. Lediglich der zu versteuernde Gewinn lässt sich in einem gewissen Umfang beeinflussen, beispielsweise durch vorweggenommene Abschreibungen. Ein einmal gewähltes Abschreibungsverfahren müssen Sie in der Regel über die gesamte Abschreibungsdauer beibehalten, egal wie sich das Unternehmen entwickelt. Lediglich unter ganz bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht zu Sonderabschreibungen.

Die große Vielfalt an Methoden und gesetzlichen Regelungen macht das Thema Abschreibungen zu einer komplexen Materie, die versierte Unternehmer aber beherrschen sollten. Schließlich muss es darum gehen, dass Anlagevermögen in der Bilanz stets aktuell anzugeben, was mit Abschreibungen bzw. Wertminderungen möglich ist. Dass Abschreibungen einen wichtigen Stellenwert mit Blick auf die Finanzen eines Unternehmens haben, zeigt sich daran, dass sie den Gewinn und die Steuerlast direkt beeinflussen. Insofern sollte hier nichts dem Zufall überlassen werden und bei Bedarf externe Profihilfe genutzt werden. Von zentraler Bedeutung mit Blick auf die Bewertung des Anlagevermögens ist, dass einmal gewählte Bewertungsmethoden nicht einfach gewechselt werden dürfen. Insofern ist es nicht möglich, ständig zwischen verschiedenen Abschreibungsarten zu wechseln. Für geringwertige Wirtschaftsgüter und außerplanmäßige Vorkommnisse stehen allerdings Erleichterungen zur Verfügung.

Praxiswissen kompakt zusammengefasst: Das Wichtigste zu Abschreibungen auf einen Blick

• Abschreibungen verfolgen das Ziel, Wertminderungen des Anlagevermögens zahlenmäßig zu erfassen

• in der Bilanz eines Unternehmens spiegeln sich also dank Abschreibungen auf das Anlagevermögen stets aktuelle Werte wider

• in den meisten Fällen begründet sich die Wertminderung durch Verschließ oder auch technischen Fortschritt

• neben den handelsrechtlichen Abschreibungen spielen die kalkulatorischen im Bereich der betrieblichen Kostenrechnung eine Rolle (=> Abschreibungen werden so in Produktpreise mit einberechnet)

• die lineare Abschreibung (konstant über einen bestimmten Zeitraum) ist die einfachste und gängigste Methode in der Unternehmenspraxis

• seit Anfang des Jahres 2008 ist die degressive Abschreibungsmethode nicht mehr zulässig

• der einmalige Wechsel von der degressiven hin zur linearen Abschreibungsmethode ist möglich

• bei besonderen Vorkommnissen sind außerplanmäßige Abschreibungen möglich

• Wirtschaftsgüter mit geringem Wert (bis 150 Euro) können sofort abgeschrieben werden (d.h. als Aufwand verbucht werden)

• Wirtschaftsgüter zwischen 150,01 und 1000 Euro können über ein Sammelkonto über 5 Jahre linear abgeschrieben werden

• auch Forderungen aus dem Umlaufvermögen können abgeschrieben werden, wenn sie endgültig ausfallen