Betriebsprüfung durch die Berufsgenossenschaft (BG) vorbereiten: Checkliste und wichtige Hinweise

Die Berufsgenossenschaften sind Träger der gesetzlichen Unfallversicherung und somit verantwortlich für die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten in Unternehmen. Die Betriebsprüfung durch die BG dient dazu, die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen, wie die Abführung der Beiträge zur Unfallversicherung und die Umsetzung der Arbeitsschutzmaßnahmen, zu überprüfen. Dies kann sowohl durch Vor-Ort-Prüfungen als auch durch die Prüfung von Unterlagen geschehen.

Die Betriebsprüfung durch die Berufsgenossenschaft gewährleistet, dass Unternehmen ihre Pflichten gegenüber den gesetzlichen Unfallversicherungen erfüllen. Eine Betriebsprüfung kann für Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größen durchgeführt werden. Um auf diese Prüfungen optimal vorbereitet zu sein, ist eine strukturierte Vorgehensweise essenziell. In diesem Artikel bieten wir Ihnen eine detaillierte Checkliste und wertvolle Hinweise, um sicherzustellen, dass Sie bei einer Betriebsprüfung durch die BG bestens vorbereitet sind.

Welche Branchen werden durch die BG geprüft und in welchen Abständen?

Die Berufsgenossenschaften (BG) sind für nahezu alle Branchen in Deutschland zuständig, mit Ausnahme der Landwirtschaft, für die spezielle landwirtschaftliche Berufsgenossenschaften zuständig sind. Sie decken ein breites Spektrum von Branchen ab, darunter Baugewerbe, Handel, Handwerk, Industrie, Gesundheitswesen, Transport, Dienstleistungen und viele mehr. Die Prüfungen erfolgen branchenspezifisch, da unterschiedliche Gefährdungspotenziale und Arbeitsbedingungen berücksichtigt werden müssen.

Die Häufigkeit der Betriebsprüfungen durch die BG variiert und hängt von mehreren Faktoren ab, wie der Größe des Unternehmens, der Branche, in der das Unternehmen tätig ist, und dem Risikopotenzial der ausgeführten Tätigkeiten. In Hochrisikobranchen, wie dem Baugewerbe oder der chemischen Industrie, erfolgen die Prüfungen in der Regel häufiger als in Branchen mit geringerem Gefährdungspotenzial. Es gibt keine festgelegten Intervalle, aber es ist üblich, dass Prüfungen in größeren Unternehmen alle paar Jahre durchgeführt werden. Bei kleinen Unternehmen oder Betrieben ohne Mitarbeiter kann die Häufigkeit deutlich geringer sein.

Ich habe einen Steuerberater – was muss ich hier beachten?

Wenn Sie einen Steuerberater haben, kann dieser eine gute Unterstützung bei der Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung durch die BG sein. Ein Steuerberater kann sicherstellen, dass alle erforderlichen Meldungen und Beitragsberechnungen korrekt und fristgerecht vorgenommen werden. Folgende Punkte sollten Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater beachten:

• Ihr Steuerberater sollte alle relevanten Unterlagen, wie Lohnabrechnungen und Beitragsbescheide, ordentlich und zugänglich verwalten, damit diese im Fall einer Prüfung schnell verfügbar sind.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Steuerberater regelmäßig überprüft, ob alle gesetzlichen Verpflichtungen gegenüber der BG erfüllt sind, insbesondere hinsichtlich der korrekten Anmeldung und Beitragszahlungen.
• Ihr Steuerberater kann auch die Kommunikation mit der BG übernehmen und bei Rückfragen oder Unklarheiten unterstützen.
• Falls Sie Minijobber oder freie Mitarbeiter beschäftigen, sollte Ihr Steuerberater prüfen, ob diese korrekt erfasst sind und ob hier eventuell BG-Beiträge anfallen.
   

Ich habe keine Mitarbeiter - werde ich trotzdem geprüft?

Wenn Sie keine Mitarbeiter haben, ist eine Betriebsprüfung durch die Berufsgenossenschaft (BG) eher selten, aber nicht ausgeschlossen. Auch ohne Mitarbeiter sind Sie als Unternehmer weiterhin verpflichtet, bei der BG gemeldet zu sein und gegebenenfalls Beiträge zu zahlen, z. B. für sich selbst, wenn Sie als Unternehmer pflichtversichert sind. Die BG könnte überprüfen, ob wirklich keine beitragspflichtigen Beschäftigungsverhältnisse bestehen, insbesondere wenn Unklarheiten oder spezielle Konstellationen vorliegen, wie etwa bei vorübergehenden oder geringfügigen Beschäftigungen.

In der Praxis sind solche Prüfungen jedoch weniger häufig, da die Hauptaufgabe der BG-Prüfungen darin besteht, sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Pflichten in Bezug auf die Unfallversicherung ihrer Mitarbeiter erfüllen. Wenn korrekt gemeldet ist, dass keine Mitarbeiter beschäftigt werden, ist eine Prüfung durch die BG meist nicht zu erwarten.

Checkliste zur Vorbereitung auf eine bevorstehende Betriebsprüfung durch die Berufsgenossenschaft (BG)

Eine gründliche Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung durch die Berufsgenossenschaft (BG) ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind und der Prüfungsprozess reibungslos verläuft. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Checkliste, die alle relevanten Aspekte abdeckt, die bei einer solchen Prüfung berücksichtigt werden sollten:
 

1. Sammeln und Überprüfen relevanter Unterlagen:

• Gefährdungsbeurteilungen: Überprüfen und aktualisieren Sie alle Gefährdungsbeurteilungen für die Arbeitsplätze. Diese Dokumente sind zentral für die Prüfung.
• Arbeitsverträge und Beschäftigungsverhältnisse: Stellen Sie sicher, dass alle Arbeitsverträge vollständig und korrekt sind und dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Lohnabrechnungen und Beitragsnachweise: Halten Sie alle Lohnabrechnungen bereit, die die gezahlten Beiträge zur Unfallversicherung dokumentieren, und stellen Sie sicher, dass alle Beiträge korrekt berechnet und fristgerecht gezahlt wurden.
• Unterweisungsnachweise: Dokumentieren Sie alle Schulungen und Unterweisungen im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz. Diese Nachweise sind für die BG von großer Bedeutung.
   

2. Prüfung der Arbeitsplätze und Arbeitsumgebung:

• Beleuchtung: Überprüfen Sie, ob die Beleuchtung an den Arbeitsplätzen den Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung entspricht, um sichere Arbeitsbedingungen zu gewährleisten.
• Erste-Hilfe-Einrichtungen: Stellen Sie sicher, dass alle vorgeschriebenen Erste-Hilfe-Materialien (z. B. Verbandkasten) vorhanden, in gutem Zustand und leicht zugänglich sind. Das Verbandbuch sollte ebenfalls aktuell und vollständig geführt sein.
• Feuerlöscher und Brandschutz: Kontrollieren Sie, ob ausreichend Feuerlöscher vorhanden sind und ob sie an den richtigen Stellen leicht erreichbar und funktionsfähig sind. Brandschutzmaßnahmen sollten dokumentiert und regelmäßig geprüft werden.
• Flucht- und Rettungswege: Diese müssen frei von Hindernissen, gut gekennzeichnet und jederzeit zugänglich sein.
• Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung: Überprüfen Sie, ob die Arbeitsplätze ergonomisch gestaltet sind, um gesundheitliche Beeinträchtigungen der Mitarbeiter zu vermeiden.

3. Prüfung technischer Anlagen und Betriebsmittel:

• Prüfberichte: Halten Sie die Prüfberichte über elektrische Anlagen und Betriebsmittel bereit. Diese müssen regelmäßig geprüft und gewartet werden, um Gefährdungen zu vermeiden.
• Maschinen und Geräte: Überprüfen Sie die Sicherheit von Maschinen und Geräten, insbesondere im Hinblick auf mechanische und elektrische Gefährdungen.

4. Organisation und Kommunikation:

• Zuständige Personen benennen: Bestimmen Sie eine oder mehrere Personen, die während der Prüfung als Ansprechpartner fungieren und den Prüfern Auskunft geben können. Dies können der Sicherheitsbeauftragte, die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder der Betriebsarzt sein.
• Interne Audits: Führen Sie vor der Prüfung ein internes Audit durch, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.
• Schriftliche Dokumentationen: Dokumentieren Sie die Übertragung von Unternehmerpflichten, schriftliche Bestellungen von Sicherheitskräften und alle relevanten sicherheitsbezogenen Anweisungen.

5. Spezielle Anforderungen für bestimmte Branchen:

• Gefahrstoffmanagement: Führen Sie ein Verzeichnis über alle verwendeten Gefahrstoffe, inklusive Sicherheitsdatenblättern und Schutzmaßnahmen.
• Technische Hilfsmittel: Stellen Sie sicher, dass alle technischen Hilfsmittel, wie Hebe- und Transportgeräte, regelmäßig gewartet werden und den Sicherheitsanforderungen entsprechen.

6. Nachbereitung und Maßnahmen:

• Umsetzung von Maßnahmen: Sollte die BG während der Prüfung Mängel feststellen, müssen diese umgehend beseitigt und die Umsetzung der Maßnahmen der BG nachgewiesen werden.
• Folgeprüfungen: Nach der Umsetzung der Maßnahmen kann eine Nachprüfung durch die BG erfolgen, um sicherzustellen, dass alle Mängel behoben wurden.