Arbeitszeugnis

Grundsätzlich gibt ein Arbeitszeugnis Auskunft über die Art und Dauer einer konkreten Tätigkeit, wobei insbesondere die Fachkenntnisse, Leistungen und das Verhalten von Mitarbeitern explizite Erwähnung finden. In diesem Sinne besitzen diese Schriftstücke einen Eignungsnachweis im Bewerbungsprozess. Für Arbeitgeber bzw. Personaler ist das Arbeitszeugnis oft das entscheidende Dokument im Bewerbungsprozess. Doch nicht immer wird aus den Formulierungen direkt ersichtlich, wie gut der Mitarbeiter beurteilt wird. Wohlwollende Formulierungen können durchaus Kritik enthalten, man muss quasi zwischen den Zeilen lesen und sich mit diesem speziellen sprachlichen Code etwas vertraut machen. Arbeitgeber können dies tun, indem sie etwa professionelle Vorlagen mit Blick auf einen konkreten Arbeitnehmer personalisieren. Im Folgenden werden alle relevanten rechtlichen und formalen Aspekte kompakt beleuchtet.

Praxistipps für Arbeitgeber vor dem Hintergrund der aktuellen Rechtsprechung

Grundlegend muss Klarheit darüber herrschen, dass ein Arbeitszeugnis eine Urkunde ist, sodass spezielle formale und inhaltliche Anforderungen erfüllt werden müssen. Auch ist ein solches Zeugnis nicht nach Belieben im Nachhinein änderbar. Bedenkt man, dass ein gutes Arbeitszeugnis der Türöffner für eine neue Stelle sein kann, so kommt es auf jedes sprachliche Detail an. Das Arbeitszeugnis muss den Sinn haben, die Leistung eines Arbeitnehmers fair und möglichst objektiv zu bewerten, wobei Arbeitgeber übrigens zur Ausstellung eines solchen Zeugnisses verpflichtet sind (§ 630 BGB). Allerdings muss der Arbeitgeber nicht von sich aus handeln, sondern nur auf Verlangen des Arbeitnehmers. Der Anspruch auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses verjährt übrigens nach 3 Jahren. Natürlich sollte das Zeugnis direkt am Ende der Beschäftigung angefordert werden, denn zu einem späteren Zeitpunkt kann es sein, dass inhaltliche Lücken entstehen, die nicht hilfreich sind. Grundsätzlich können Arbeitnehmer entscheiden, ob sie ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis wünschen. Letzteres ist detaillierter und sicher eine bessere Visitenkarte.
 

Der Ton macht die Musik: Zwischen den Zeilen eines Arbeitszeugnisses…

Der generelle Ton des Arbeitszeugnisses muss wohlwollend sein, was Kritik natürlich trotzdem erlaubt. Generell steht der Wahrheitsgehalt über allen Inhalten. Die vom Mitarbeiter ausgeführten Tätigkeiten müssen vollständig erläutert werden, spezielle sprachliche Geheimcodes sind nicht zulässig. Der Gesetzgeber sieht vor, dass Arbeitnehmern durch ein solches Zeugnis keine ungerechtfertigten Nachteile entstehen dürfen. Auch dürfen Krankheitszeiten nicht angesprochen werden. Der Kündigungsgrund darf nur explizit angeführt werden, wenn sich der Arbeitnehmer damit einverstanden erklärt. Persönliche Bewertungen haben in einem möglichst objektiven Zeugnis nichts verloren. Dass es auf jedes sprachliche Detail ankommt, zeigen immer wieder Prozesse, in denen sich Mitarbeiter zu schlecht bewertet fühlen. Insgesamt hat sich im Laufe der letzten Jahre ein gewisser Geheimcode entwickelt, der für Außenstehende nicht sofort entschlüsselbar ist. Aufgrund der wohlwollenden Ausrichtung dieses Dokuments kann es durchaus sein, dass ein an sich positiver Satz nicht wirklich der möglichen ‚Bestnote‘ entspricht: Der gängige Kommentar ‚Er war ein gewissenhafter Mitarbeiter‘ bedeutet, dass er zwar immer zur Stelle, aber nicht unbedingt immer brauchbar war. Klassische Kommentare wie ‚Sie hatte immer ein offenes Ohr für die Belange der Belegschaft‘ kann ein kritischer Hinweis auf eine ausschweifende Redelust sein, die letztlich die Produktivität negativ beeinflussen kann. Die Gewerbeordnung (Paragraf 109) sieht jedoch vor, dass Geheimcodes nicht zulässig sind: Demnach muss das Zeugnis klar und verständlich geschrieben sein. Streng genommen dürfen keine Formulierungen vorkommen, die eine Bedeutung haben, die sich nicht direkt aus dem Wortlaut ergibt. Die Realität sieht jedoch anders aus, und so brauchen Arbeitgeber eine gewisse Erfahrung, um sich mit gängigen Formulierungen vertraut zu machen, um eine Leistung sprachlich treffend als sehr gut oder eben nur als befriedigend zu beschreiben.
 

Struktur und Inhalte: Was muss alles in ein Arbeitszeugnis?

Als offizielles Dokument muss ein Arbeitszeugnis einen Briefkopf aufweisen, der den Arbeitgeber eindeutig als solchen identifiziert. Auch der Titel ‚Arbeitszeugnis‘ muss erscheinen, wobei präzisiert werden sollte, ob es sich um ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis handelt. In der Einleitung werden üblicherweise persönliche Informationen nebst kurzer Positionsbeschreibung und Dauer der Beschäftigung dargelegt. Im eigentlichen Hauptteil (Positions- und Tätigkeitsbeschreibung) werden alle Aufgabenbereiche im Detail erklärt. Im für Arbeitgeber interessanten Teil eines qualifizierten Arbeitszeugnisses erfolgt die Leistungsbeurteilung. In diesem Kontext wird auf die Qualifikationen, Fähigkeiten und die Motivationslage eingegangen. Je verantwortungsvoller eine Stelle ist, desto ausführlicher sollten die Ausführungen sein. Schließlich geht es noch um die Verhaltensbeurteilung, wobei die sehr relevanten soft skills angesprochen werden:

• Wie ist die Kooperationsbereitschaft/Teamfähigkeit des Mitarbeiters?
• Wie pflegt er Kontakte zu seinen Kunden etc.?

Arbeitgeber legen bei der Auswahl von Mitarbeitern großen Wert auf diesen Teil, daher sollten sie ihn beim Verfassen selber auch aussagekräftig gestalten! Zur guten Sitte ist es geworden, das Zeugnis mit einer wohlwollenden Abschlussformel enden zu lassen (z.B. ‚Wir bedauern das Ausscheiden von Herrn X sehr und wünschen ihm alles Gute für seine weitere berufliche Laufbahn‘). Das Bundesarbeitsgericht hat geurteilt, dass Arbeitgeber eine solche Formel nicht setzen müssen: Fehlt sie also, kann dies ein latenter Hinweis auf ein zerrüttetes Verhältnis sein. Formal abgeschlossen wird das Arbeitszeugnis durch die Angabe von Ort und Datum sowie die Unterschrift des Vorgesetzten. Im Übrigen hat das Bundesarbeitsgericht auch entschieden, dass das Zeugnis auf Geschäftspapier gedruckt werden muss. Hier (=> www.fachanwaltsuche.de/fas/tipps/tipps_1220.htm) findet sich ein kompakter Überblick mit rechtlichen Vorgaben.
 

Und wer stellt eigentlich das Arbeitszeugnis aus?

Je nach Größe der Firma kümmert sich der Chef nicht selbst darum, dies fällt zumeist in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung, die das fertige Zeugnis nach Abstimmung mit dem Vorgesetzten nur noch unterschreiben lässt. In sehr kleinen Unternehmen kümmert sich bisweilen die Sekretärin oder der Chef persönlich um die Ausfertigung des Zeugnisses. Wer dafür auch zuständig ist, die Abläufe sollten professionell gestaltet sein, denn die Zeugniserstellung ist nicht nur Pflicht, sondern auch der lesbare Ausdruck eines ‚guten Arbeitgebers‘. Wer nur schlechte Zeugnisse verteilt und somit Rechtsstreitigkeiten riskiert, setzt womöglich sein Image als Arbeitgeber auf dem Spiel. In Zeiten des immer akuter werdenden Fachkräftemangels kann dies auf Dauer sehr geschäftsschädigend sein. Zu bedenken ist auch, dass sich eine solche Praxis in einschlägigen Internet-Foren wie ein Lauffeuer verbreiten könnte. Bei Unklarheiten bezüglich des ausgehändigten Zeugnisses ist übrigens der direkte Vorgesetzte die zuständige Ansprechperson.

Praxistipps für professionelle Arbeitszeugnisse:
Diese No-Gos gilt es als Arbeitgeber zu vermeiden!

• Keine Lust bzw. Ahnung gibt es nicht! Auf Verlangen muss der Arbeitgeber ein Zeugnis erstellen
• Die Inhalte müssen der Wahrheit entsprechen und möglichst objektiv sein
• Der Grundton ist positiv zu halten, nicht alles Negative darf mit Blick auf das Persönlichkeitsrecht angesprochen werden
• pikante Details zu gravierenden Vorfällen oder persönlichen Verfehlungen haben nichts in einem Arbeitszeugnis verloren
• Äußerungen oder Bewertungen zu persönlichen Ansichten des Mitarbeiters sind tabu
• aufgrund der Verschwiegenheitspflicht dürfen keine Angaben zum Gehalt gemacht werden
• auch der Grund für die Trennung (Kündigung) darf ohne Zustimmung des Arbeitnehmers nicht verbalisiert werden
• als Urkunde (!) darf ein solches Zeugnis nur 1 Mal ausgestellt werden, Gründlichkeit geht also vor Schnelligkeit!