Mitarbeiter abmahnen? Das müssen Sie beachten

Sprechen Sie eine Abmahnung aus, dann ist das für Ihren Arbeitnehmer wie der sprichwörtliche Schuss vor den Bug. Auch kann eine Abmahnung für Sie der erste Schritt zu einer Kündigung sein. Bei einer Abmahnung handelt sich um eine arbeitsrechtliche Maßnahme. Um diese rechtlich korrekt umzusetzen, müssen Sie einige Details beachten.
 

Die Abmahnung ist die gelbe Karte.

Im Vergleich zur Kündigung, Ihrem finalen arbeitsrechtlichen Schritt, fungiert die Abmahnung als Vorstufe. Oder bildlich gesprochen: Mit einer Abmahnung zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter die gelbe Karte. Mit der Kündigung verändert sich diese Farbgebung auf Rot.

Eine Abmahnung hat dreierlei Wirkung:

1. Die Abmahnung dokumentiert beispielsweise einen Pflichtverstoß. Grundsätzlich wäre es möglich, die Abmahnung mündlich auszusprechen. Gängige Praxis ist es jedoch, eine Abmahnung schriftlich zu formulieren. So wandert diese dann auch in die Personalakte.
2. Die Abmahnung weist den Mitarbeiter mit arbeitsrechtlichem Nachdruck darauf hin, dass die beschriebene Tatsache nicht geduldet wird.
3. Die Abmahnung kann eine Kündigung vorbereiten. Wenn der Grund der Abmahnung erneut auftritt, haben Sie die Möglichkeit, eine verhaltensbedingte Kündigung auszusprechen.

Grundsätzlich müssen Sie sich entscheiden, ob Sie eine Abmahnung aussprechen oder eine Kündigung. Entscheiden Sie sich für eine Abmahnung, müssen Sie auf dasselbe Vergehen warten, um wegen eben diesem eine Kündigung aussprechen zu können.
 

So konkret muss die Abmahnung aussehen.

Egal ob mündlich ausgesprochen oder schriftlich fixiert – eine Abmahnung muss grundsätzlich vier Bestandteile beinhalten:

1. Das Verhalten, das Ihrerseits beanstandet wird und das die Abmahnung bedingt, muss ganz konkret formuliert werden.
2. Es erfolgt im Rahmen der Abmahnung eine Rüge der Pflichtverletzung, idealerweise mit Verweis auf eine Klausel im Arbeitsvertrag, die damit verletzt wurde.
3. Bestandteil der Abmahnung ist auch die Aufforderung, sich künftig an Vereinbarungen, beispielsweise aus dem Arbeitsvertrag, zu halten.
4. Teil der Abmahnung ist auch der Hinweis auf die Konsequenzen im Wiederholungsfall.

Wichtig: Nur wenn diese vier Pflichtfaktoren erfüllt sind, handelt es sich arbeitsrechtlich um eine Abmahnung. Das sehr verwandte Wort der „Ermahnung“ kann im Übrigen auch eine Abmahnung sein – wenn diese vier Punkte die Ermahnung charakterisieren.
 

Das ist der Handlungsspielraum für Angestellte.

Häufig wird eine Abmahnung seitens Ihrer Angestellten als Mobbing begriffen. Diesem Vorwurf müssen Sie sich nicht stellen, wenn Ihre Abmahnung die vier beschriebenen Bestandteile aufweist. Grundsätzlich kann nach einer Abmahnung dies passieren:

• Es erfolgt eine Beschwerde wegen ungerechter Behandlung.
• Ihr Mitarbeiter fordert Sie auf (oder klagt sogar ein), die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen.
• Ihr Mitarbeiter kann auch abwarten und im Falle eines späteren Kündigungsschutzprozesses erklären, dass die Abmahnung nicht rechtens war.
• Ihr Mitarbeiter reicht eine sogenannte Gegenvorstellung ein.

Entfernen müssen Sie die Abmahnung nur dann aus der Personalakte Ihres Mitarbeiters, wenn die Abmahnung nicht gerechtfertigt war. Auch wenn der Tatbestand so weit in der Vergangenheit liegt, ist eine Entfernung möglich. Rügen Sie in einer Abmahnung gleich mehrere Vergehen, so ist es für Ihren Mitarbeiter einfacher, eine Rüge für unrecht erklären zu lassen. Auch dann, wenn nur ein Teil nicht rechtens wäre, müsste die komplette Abmahnung aus der Personalakte verschwinden.