Löhne und Gehälter: Das können Sie verbuchen

Ob Gehaltszahlungen, Prämienzahlungen, Sachzuwendungen, Pkw-Nutzung oder Sozialabgaben – alle Positionen zusammen ergeben die Lohn- und Gehaltskosten in Ihrer Firma. Arbeitgeber tragen deutlich mehr, als Arbeitnehmer auf ihrer Lohnabrechnung sehen. Die Lohnnebenkosten nehmen einen erheblichen Anteil ein und werden vom Staat gefordert, um die Grundabsicherung eines Arbeitnehmers im Allgemeinen zu gewährleisten. Gemeint sind damit zum Beispiel Krankheitsphasen oder auch Arbeitslosigkeit.

Arbeitgeber bezahlen nicht nur Sozialabgaben, sondern auch Umlagen. Hinzu kommen tarifliche Zuwendungen oder branchenspezifische Zahlungen. Freiwillige Lohnnebenkosten wie das 13. Gehalt oder Weihnachtsgeld sind ebenfalls Kostenpositionen, die der Arbeitgeber zusätzlich trägt. Die Rechnung lautet: Bruttogehalt + Lohnnebenkosten = Arbeitgeberbrutto. Die Lohnnebenkosten betragen zusätzlich rund 30 % des Bruttogehalts.
 

Was gehört zu den Lohnnebenkosten?

Es gibt zwei Kategorien von Nebenkosten. Zum einen wären da die gesetzlichen Sozialabgaben zu nennen. Zum anderen gibt es betriebliche und tariflich festgesetzte Kostenpositionen.

Sozialabgaben sind verpflichtend

Aus der Verpflichtung, Sozialabgaben zu entrichten, können sie nicht entlassen werden. Sie müssen einen Arbeitgeberanteil zur Krankenversicherung, zur Pflege- und Rentenversicherung leisten. Und auch die Arbeitslosenversicherung fordert ihren Anteil von Ihnen. Die Kosten sind der Höhe nach klar geregelt und sie haben keine Chance, dem zu entgehen. Die Bundesregierung setzt Sozialversicherungsabgaben Jahr für Jahr neu fest. Im Jahr 2018 sind die Beitragssätze für sozialversicherungspflichtig Beschäftige wie folgt festgeschrieben:

• Gesetzliche Rentenversicherung: 18,9 %

• Gesetzliche Krankenversicherung: 14,6 %

• Pflegeversicherung: 2,35 %
   

Beispiel für Arbeitgeberbelastung bei der Lohnabrechnung

Damit sie bereits vor der Einstellung wissen, welche Kosten auf sie zukommen, können sie diese im Vorfeld kalkulieren. Online gibt es diverse Rechner. Achten Sie bei der Suche darauf, dass Sie nach einem Arbeitgeber Rechner Ausschau halten, nicht nach einem Brutto-Netto-Rechner für Arbeitnehmer. Und das kostet ein sozialversicherungspflichtig angestellter Mitarbeiter beispielsweise im Bundesland Baden-Württemberg

• 2500 € Bruttogehalt Arbeitnehmer

• Steuerklasse 1

• Kirchensteuerpflicht ja

• gesetzlich pflichtversichert ja

• keine Kinder

• gesetzlich pflichtversichert

• gesetzlich arbeitslosenversichert

• Umlage eins 3,3 %

• Umlage U2 0,33 %

• BG-Beitrag 0,8 %
   

Als zusätzliche freiwillige Leistungen können zum Beispiel die betriebliche Altersvorsorge oder geldwerte Vorteile die Belastungen deutlich ausweiten. Wird ein Mitarbeiter krank, müssen Sie das Gehalt durchbezahlen, auch wenn Sie keine Gegenleistung erhalten. Dabei spricht man von der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Auch die Urlaubstage und die gesetzlichen Feiertage müssen Sie bezahlen.

Für die Aufwendungen ohne Gegenleistung in der Krankheitsphase erhalten Sie zumindest eine Ausgleichszahlung, die aber nur einen Teil des gezahlten Lohns abdeckt und abhängig von der Höhe der gezahlten Umlage ist. Die Erstattung kann zum Beispiel 60 % betragen. Der Rest der Kosten bleibt bei Ihnen.
 

Verhandlungssache Extrakosten: Hier können Sie sparen

Wenn sie über die gesetzlichen Pflichtaufgaben hinaus Extras an Ihre Arbeitnehmer bezahlen wollen, haben Sie Verhandlungsspielraum.

• Wollen sie Weihnachtsgeld bezahlen?

• Spielt das 13. Monatsgehalt eine Rolle?

• Möchten Sie Weihnachtsgeld bezahlen?

• Oder soll eine betriebliche Altersvorsorge Mitarbeiter binden?

• Stellen Sie einen Firmenwagen zur Verfügung?

• Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern geldwerte Vorteile wie einen Tankgutschein?

Mitunter gibt es klare Tarifvereinbarungen, die die Höhe der Lohnnebenkosten beeinflussen. Wenn Sie sich einmal vertraglich darauf eingelassen haben, Sonderkosten und zusätzliche Vergütungen zu übernehmen, sind Sie dazu verpflichtet, diese zu bezahlen.
 

Nutzung von betrieblichen Gegenständen oder Leistungen

Eine zusätzliche Vergünstigung könnte darin bestehen, Gegenstände aus dem Betrieb zur privaten Nutzung zu überlassen. Auch die Erbringung von Leistungen ohne Abrechnung von Kosten ist eine Vergünstigung, die als Lohnbestandteil gewertet wird. Diese ist entsprechend in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen und zu versteuern.

Das bekannteste Beispiel zur Nutzung von Betriebsvermögen zu privaten Zwecken ist sicherlich die Pkw-Nutzung. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Firmenwagen zur Verfügung stellen, nutzen sie diesen auch privat. Für die private Nutzung wiederum müssen Steuern bezahlt werden. In der Praxis sieht das so aus, dass ein bestimmter Wert bezogen auf den Bruttolistenpreis des Fahrzeugs auf die Lohnabrechnung mit drauf geschrieben wird. Dieser Wert wird versteuert. Nachdem der Steuerabzug vorgenommen wurde, wird der entsprechende Betrag wieder abgezogen, sodass dem Arbeitnehmer ein verminderter Nettoauszahlungsbetrag zusteht.
 

Die Beitragsbemessungsgrenze

Glücklicherweise gibt es eine Obergrenze, was die Höhe der Lohnnebenkosten angeht. Geht das Bruttoeinkommen des Angestellten über eine bestimmte Grenze hinaus, bleiben die Sozialabgaben gedeckelt. Die Beitragsbemessungsgrenzen sind in den alten und in den neuen Bundesländern unterschiedlich und werden Jahr für Jahr neu festgesetzt. Es gibt Grenzen für die Rentenversicherung, für die Arbeitslosenversicherung, für die Knappschaftsversicherung sowie für die Kranken- und Pflegeversicherung. Diese unterscheidet sich in die alten und in die neuen Bundesländer. Die folgenden Zahlen geben die höheren Grenzwerte in den alten Bundesländern im Jahr 2018 wieder.

• Die Beitragsbemessungsgrenze für die Rentenversicherung beträgt 71.400 €, was einem Monatsbrutto von 5.950 € entspricht.

• Die Beitragsbemessungsgrenze für die Arbeitslosenversicherung ist identisch mit der Beitragsbemessungsgrenze für die Rentenversicherung.

• Für die Knappschaftsversicherung gilt ein maximales Jahresbruttogehalt von 87.600 €, was 7.300 € brutto entspricht.

• Für die Kranken- und Pflegeversicherung werden in ganz Deutschland die gleichen Werte angesetzt. Die Grenze bei 48.600 €, was einem brutto von 4050 € pro Monat gleichkommt.
   

Lohnnebenkosten bei Minijobs

Im Rahmen eines Minijobs greifen andere Regelungen als bei vollumfänglich sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnissen. Minijob sind eingeschränkt sozialversicherungspflichtig, so dass ebenfalls Lohnnebenkosten fällig werden. In gering vergüteten Beschäftigungsverhältnissen müssen Arbeitnehmer selbst keine individuellen Kosten für Kranken-, Renten- oder Pflegeversicherung tragen. Doch Arbeitgeber sind verpflichtet, 13 % des Arbeitslohns an die gesetzliche Krankenkasse und 15 % an die gesetzliche Rentenversicherung zu zahlen. Zusätzlich werden 2 % pauschale Lohnsteuer fällig.
 

Die pauschale Lohnsteuer für Minijobber

Die pauschale Lohnsteuer ist steuerrechtlich betrachtet vom Arbeitgeber zu zahlen. Der Arbeitgeber ist der Steuerschuldner. Allerdings ist es Ihnen möglich, die Pflichtabgabe auf den Mitarbeiter abzuwälzen. Der Grund liegt darin, dass die Gesetze zwar die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Abgabe im Außenverhältnis regeln, doch wie er im Innenverhältnis damit umgeht, liegt in seinem Ermessen. Aus arbeitsrechtlicher Sicht besteht kein Problem, sie brauchen keine spezielle Vereinbarung mit dem Mitarbeiter zu treffen. Allerdings gilt: Vereinbaren Sie einen Bruttolohn, hat der Arbeitnehmer ohnehin die Pauschalsteuer zu bezahlen. Anderes gilt nur, wenn es explizit vereinbart wird.

Arbeitnehmer könnten im Gegenzug von ihrem Recht Gebrauch machen und eine Lohnsteuerkarte vorlegen. Dann würde eine übliche Einzelbesteuerung stattfinden und die Pauschalierung wäre hinfällig. In der Folge könnte es geschehen, dass der Mitarbeiter im geringfügigen Beschäftigungsverhältnis bei der jährlichen Einkommenssteuererklärung bereits gezahlte Abgaben wieder zurückerhält.

Was sie allerdings nicht abwälzen können, ist die Belastung hinsichtlich der Sozialversicherungs-beiträge. Diese müssen sie zwingend selbst bezahlen. Welche Vor- und Nachteile stecken in der Abwälzung der pauschalen Lohnsteuer?

Fazit: Die pauschale Lohnsteuer mindernd den Nettolohn des Arbeitnehmers infolge der Abwälzung und birgt die Gefahr der Demotivation bei Geringverdienern, die auf jeden Cent angewiesen sind.