Bürokosten sind keine Raumkosten!

Bürokosten im engeren Sinn sind Aufwendungen, die Sie für Bürobedarf tätigen. Dazu zählen beispielsweise Kosten für Druckerpapier, Stempel oder Briefumschläge. Sie finden sich in der Buchhaltung unter der Kostenart „Bürokosten“ wieder oder werden als Betriebsstoffe ausgewiesen. Je nach Unternehmensart können Sie diese Kosten auch eher undifferenziert unter dem Posten „Verwaltungskosten“ in die Buchhaltung einfließen lassen. Die Position Bürokosten kommt in fast jedem Gewerbe sowie bei jeder Selbstständigkeit vor.
 

Was zählt zu Büroausstattung und Verbrauchsmaterialien?

Die Verbrauchsmaterialien im Büro sind meistens von eher geringem Wert. Doch diese geringen Werte können sich mit der Zeit zu einem bemerkenswerten Kostenfaktor aufsummieren. Wenn Sie diese Position in Ihrer Steuererklärung vernachlässigen oder sogar vergessen, verschenken Sie bares Geld. Denn, dass Bürokosten absetzbar sind, ist im Einkommensteuergesetz (§ 9 EStG) geregelt. Erwähnt sind ausdrücklich „Aufwendungen für Arbeitsmittel“. Dazu gehören beispielsweise typische Berufskleidung, Werkzeuge, Software, Literatur, konventionelle Verbrauchsgüter, wie Papier, Büroklammern oder Tinte, und auch technische Geräte.

Sofortabschreibung für Büromaterialien

Da es sich bei Büromaterialien in der Regel um geringwertige Güter handelt, dürfen Sie diese sofort abschreiben. Als geringwertig gelten sämtliche Wirtschaftsgüter, die einen Nettowert von 410 Euro nicht übersteigen. Wenn Sie höherwertige Güter anschaffen, müssen Sie diese über einen längeren Zeitraum abschreiben.
 

Die Kosten für Büromaschinen und IT-Infrastruktur

In den meisten Unternehmen ist die Anschaffung verschiedener Geräte im IT-Bereich, wie Computer, Notebooks, Drucker, Netzwerkgeräte oder Smartphones, sehr teuer. Die Kosten belaufen sich, insbesondere am Anfang der Geschäftstätigkeit, auf mehrere Tausend Euro. Die Einzelwerte der Geräte sind meist so hoch, dass die Sofortabschreibung nicht infrage kommt. Dennoch wollen Unternehmer diese Kosten steuerlich geltend machen. Das ist in diesen Fällen sogar bereits im Voraus möglich. Mit dem Investitionsabzugsbetrag lassen sich Anschaffungen vorbereiten. Dazu sollten Sie sich allerdings genau beraten lassen. Auch bei Büromobiliar gilt eine ähnliche Regelung, wenn Einzelposten einen gewissen Grenzbetrag überschreiten.

Wichtig: Damit Sie diese Regelungen für Bürokosten anwenden können, müssen Sie die Geräte und Materialien zu mindestens 90 Prozent beruflich nutzen. Bestehen Zweifel an der beruflichen Nutzung, kann das Finanzamt empfindliche Abzüge vornehmen.

Unklare Belege

Dem Finanzamt liegen häufig Steuererklärungen vor, in denen die Erklärenden versuchen, sämtliche Ausgaben als Bürobedarf zu erklären, bis hin zum privaten Druckerpapierbedarf oder zum Schulbedarf der Kinder. Auf den Quittungen steht dann einfach „Bürobedarf“. Für das Finanzamt ist diese Angabe zu ungenau und somit nicht ausreichend. Das hat dann zur Folge, dass die Behörde die Abzugsfähigkeit der Ausgaben verweigert.

Bürobedarf ist eine sehr ungenaue Bezeichnung, da sie weder Art noch Menge benennt. Doch auch wenn der Vorsteuerabzug verweigert wird, kann es sein, dass Sie die Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend machen dürfen.

Plausible Ausgaben

Die Angaben zu den Ausgaben für Bürobedarf müssen immer plausibel sein. Das heißt, Sie müssen nachvollziehbar darstellen, dass jeder Gegenstand auf den Belegen wirklich im Büro notwendig ist. Denn bei einer Prüfung kann das Finanzamt Fragen stellen, beispielsweise bei der Anschaffung einer Videokamera. Bei der Anschaffung von Batterien oder eines Druckers ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass das Finanzamt die Plausibilität infrage stellt. Eine Videokamera ist vielleicht notwendig, um Produkte und Dienstleistungen besser im Internet präsentieren zu können. Sie müssen eine mindestens 10-prozentige betriebliche Nutzung nachweisen. Wenn Sie beispielsweise Ihr Angebot auf YouTube oder in Ihrem Webshop ansprechend präsentieren möchten, benötigen Sie eine gute Digitalkamera. Kaufen Sie die Kamera allerdings nur, um nach einem Unfall mit dem Betriebsfahrzeug Beweisfotos zu machen, so liegt keine ausreichende betriebliche Nutzung vor. Das Finanzamt erkennt dann in der Regel die Ausgaben nicht als Betriebsausgaben an.

Tipp: Wenn Sie Betriebsausgaben haben, bei denen die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass das Finanzamt Fragen stellt, sollten Sie eine Erklärung anheften.
 

Das Arbeitszimmer – Aufwand für Räumlichkeiten

Zu den Bürokosten zählen in der Regel auch die Aufwendungen für Räumlichkeiten. Bei gewerblichen Immobilien ist die Sache ganz einfach. Die Miete können Sie ganz einfach gewinnmindernd geltend machen. Wenn Sie allerdings als Freiberufler oder Selbstständiger im Home Office tätig sind, gelten strengere Vorschriften. Sie müssen nachweisen, dass Sie den Raum zum überwiegenden Teil beruflich nutzen. Die private Nutzung darf lediglich einen geringen Anteil ausmachen.

Es muss sich beispielsweise tatsächlich um einen eigenen Raum handeln. Eine Arbeitsecke im Wohn- oder Schlafzimmer genügt nicht. Der Raum muss dabei eine häusliche Verbindung zu Wohnung oder Wohnhaus aufweisen. Ein allein stehendes Gebäude, wie es ein kleines Gartenhaus darstellt, akzeptieren die Behörden aller Wahrscheinlichkeit nach nicht.

Wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der selbstständigen Tätigkeit darstellt, können Sie die anteiligen Mietkosten sowie die anteiligen Kosten der Einrichtung und der Verbrauchsgüter für die Fläche des Zimmers berechnen. Wenn Sie Ihrer Selbstständigkeit zunächst nur nebenberuflich nachgehen, dürfen Sie für das häusliche Arbeitszimmer pro Jahr bis zu 1250 Euro steuerlich geltend machen.
 

Wasser in den Betriebsräumen – mehr als eine höfliche Geste

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Erfrischungsgetränke, Kaffee, Tee und Gebäck bereitstellen, handelt es sich zunächst um eine kleine Aufmerksamkeit des Arbeitgebers. Solange dies in geringem Umfang erfolgt, handelt es sich um Betriebsausgaben, die Sie in voller Höhe steuerlich geltend machen können. Dabei ist es wichtig, dass diese Sachleistungen nicht die Bereicherung der Mitarbeiter zur Folge haben. Außerdem müssen die Mitarbeiter die Speisen und Getränke innerhalb Ihres Unternehmens verzehren.

Bei internen Meetings, Fortbildungen oder Ähnlichem handelt es sich um einen betrieblichen Anlass. Kundentermine begründen einen geschäftlichen Anlass. Die Kosten, die bei beiden entstehen, können Sie zu 100 Prozent, die Bewirtungskosten zu 70 Prozent steuerlich geltend machen.
 

Der Kaffee im Büro

Im Büro einen Kaffee zu trinken, ist vollkommen normal – entweder alleine am Schreibtisch oder zusammen mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern in Meetings. Handelt es sich dabei um einen aus betrieblichen Gründen gekochten Kaffee, kann dieser zu 100 Prozent als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Allerdings unterscheidet der Gesetzgeber hier zwischen einer Aufmerksamkeit sowie Bewirtungskosten. Der feine Unterschied besteht darin: Bewirtungskosten sind nur zu 70 Prozent abzugsfähig, Aufmerksamkeiten hingegen zu 100 Prozent.

Wann handelt es sich um eine Aufmerksamkeit, wann um Bewirtungskosten?

Wenn Sie Ihren Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern im Büro einen Kaffee, ein Erfrischungsgetränk oder einen Tee anbieten, ist der Umfang entscheidend und nicht der Preis der Speisen und Getränke. Im steuerlichen Sinn sind Sie aufmerksam. Das gilt auch, wenn Sie bei Meetings, Schulungen und am Messestand Kaffee bereitstellen. Es handelt sich um eine Geste der Höflichkeit, die Sie als Aufmerksamkeit einstufen können. Das hat zur Folge, dass Sie die Kosten zu 100 Prozent als Betriebsausgaben geltend machen können.

Eine Bewirtung ist auch der Verzehr von Speisen und Getränken. Hier steht jedoch meistens die Darreichung derselben im Vordergrund, beispielsweise bei einem Geschäftsessen im Restaurant. Wenn Sie dann zusammen mit Ihren Geschäftspartnern nach dem Essen noch einen Kaffee trinken, ist das Teil der Bewirtung und Sie können den Kaffee nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben deklarieren. Bei einer Bewirtung benötigen Sie im Vergleich zu einer Aufmerksamkeit einen detaillierteren Beleg. Auf diesem Bewirtungsbeleg müssen Sie zusätzliche Angaben festhalten, wie den Anlass der Bewirtung, die Namen der Gäste und auch Ihre Unterschrift darf darauf nicht fehlen. Der Kaffee im Büro kann also unter bestimmten Voraussetzungen als Bürokosten zu 100 Prozent als Betriebsausgaben gelten.