Lohn-/ Gehaltsabrechnung

Wenn Selbstständigen nach einer gewissen Zeit die Arbeit über den Kopf wächst, ist dies ein gutes Zeichen für eine auf Wachstum ausgerichtete Geschäftsentwicklung. Jetzt gilt es, schnell zu handeln, um für neue Ressourcen für einen weiteren Wachstumskurs und solide Einnahmen bzw. Finanzen zu sorgen. In den meisten Fällen ist nun die Zeit gekommen, Mitarbeiter einzustellen und so als Selbstständiger selber Chef zu werden. Da Personal einer der höchsten fixen Kostenfaktoren ist, sind je nach Finanzlage der Unternehmung flexible Anstellungsformen wählbar. Mit der Einstellung von Personal kommt aber im Rahmen der ohnehin nicht sehr beliebten Buchhaltung ein weiteres Aufgabengebiet hinzu, die Lohnbuchhaltung inklusive der Erstellung von Lohnabrechnungen für die eigenen Mitarbeiter. Vom Gesetz her sind Arbeitgeber verpflichtet, korrekte bzw. den gesetzlichen Vorgaben entsprechende Lohn- und Gehaltsabrechnungen regelmäßig auszuhändigen.

Auch ohne fundiertes Vorwissen können Selbstständige formal korrekte Lohnabrechnungen ausstellen

Wer in dieser Hinsicht kein Fachwissen mitbringt, kann professionelle Vorlagen für die Lohn- und Entgeltabrechnung für Mitarbeiter nutzen. Darin werden dann automatisch alle Vergütungsarten und Zuschläge sowie die Abgaben an das Finanzamt und die Sozialkassen inklusive Solidaritätszuschlag berücksichtigt. Integrierte, selbst rechnende Excel-Tabellen erweisen sich als hilfreiche und zeitsparende Hilfestellung. Mit Hilfe von professionellen Vorlagen, die schnell individualisiert werden können, kann die Lohnbuchhaltung von Anfang an auf eine belastbare und ressourcensparende Basis gestellt werden, denn viele unerfahrene Existenzgründer verbringen viele anderweitig ungenutzte Stunden mit dieser Materie. Mit einer Lohnabrechnung wird übrigens der Gehaltsanspruch schriftlich fixiert. Zudem erfährt der Arbeitnehmer so, aus welchen Bestandteilen sich der Nettolohn konkret zusammensetzt. Unter dem Begriff Lohn versteht man übrigens das, was sich aufgrund der geleisteten Arbeitsstunden auf Stundenbasis vergüten lässt. Beim Gehalt handelt es sich um eine fixe monatliche Summe, die unabhängig von der tatsächlich geleisteten Stundenzahl vergütet wird.
 

Zentrale Praxistipps rund um die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung

Wie bei allen Themen in der Buchhaltung sollte vor allem im Bereich Lohn von Anfang an korrekt gearbeitet werden, da Fehler teuer werden können. Hinzu kommt, dass Unstimmigkeiten am Ende des Geschäftsjahres sehr viel Arbeit und Nerven kosten können. Und unvollständige bzw. nicht den Rechtsvorgaben genügende Lohnabrechnungen machen Selbstständige als Arbeitgeber zudem angreifbar. Wichtig erscheint es in der operativen Geschäftspraxis, dass die Beiträge zur Sozialversicherung rechtzeitig überwiesen werden, und zwar bis spätestens zum drittletzten Bankarbeitstages eines Monats. Verspätete Zahlungen können hohe Strafen nach sich ziehen. Auch die berechnete und einbehaltene Lohnsteuer muss der Arbeitgeber quasi treuhänderisch an das Finanzamt abführen. Die Lohnabrechnung gibt konkrete Auskunft darüber in welcher Höhe die Beiträge abzuführen sind.
 

Warum viele Selbstständige Vorlagen für die Lohnabrechnung ihrer Mitarbeiter nutzen

Ohne Fachwissen wird schnell klar, dass die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung eine äußerst komplexe Materie ist. Sie sollte nicht unterschätzt und von Anfang an konsequent auf eine professionelle Basis gestellt werden. Vorlagen entpuppen sich in dieser Hinsicht als sehr hilfreiche und ressourcenschonende Lösung, die mit wenigen Angaben individualisiert werden kann. Existenzgründer sparen Zeit und genießen die Gewissheit, alle Faktoren und rechtlichen Vorgaben zu berücksichtigen. Clevere Formeln bzw. Berechnungsmöglichkeiten in den Vorlagen für Lohnabrechnungen machen es einfach, vom Brutto- auf den auszahlbaren Nettolohn zu kommen. Neben der Lohnsteuer und Steuerklasse berücksichtigen Vorlagen für die Lohnabrechnung für Mitarbeiter auch die Kirchensteuer, den Solidaritätszuschlag sowie die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Sind der Bruttolohn und etwaige Sonderzahlungen bekannt und eingegeben, so lässt sich durch die integrierten Rechenhilfen schnell der Nettolohn ermitteln. Auch alle Abzüge werden anhand der persönlichen Merkmale des Mitarbeiters übersichtlich aufgelistet. Rechtlich gesehen agieren Selbstständige auf der sicheren Seite, um ihren Pflichten als Chef/Arbeitgeber nachzukommen. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine Vorlage immer wieder verwendet werden kann, sodass eine wünschenswerte Kosteneffizienz gegeben ist. Je nach Anbieter bzw. Art der Mustervorlage für eine Lohnabrechnung ist zu beachten, dass für Minijobs bzw. solche auf geringfügiger Stundenbasis ggf. eine andere Vorlage zu verwenden ist.

Vorlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter bieten Existenzgründern attraktive Vorteile:

• Professionelle Vorlagen für die Lohnabrechnung (Gehaltsabrechnung) bringen Rechtssicherheit, Effizienz und Zuverlässigkeit in die komplexe Materie der Lohnbuchhaltung. Gerade unerfahrene Selbstständige, die erstmalig Chef werden, können somit schnell handlungsfähig werden
• Arbeitgeber sind verpflichtet, Mitarbeitern regelmäßig Lohnabrechnungen auszuhändigen
• Die sich aus der Lohnabrechnung ergebenden Abzüge (also Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge) müssen fristgerecht an die zuständigen Stellen überwiesen werden (Arbeitgeber tragen übrigens 50 % der Kosten für die Sozial- und Krankenversicherung)
• Durch die Nutzung von Vorlagen werden alle rechtlich relevanten Anforderungen erfüllt
• Gute Vorlagen enthalten integrierte Rechenhilfen, sodass die Abzüge bis hin zum auszahlungsfähigen Nettolohn anhand der persönlichen Merkmale des Arbeitnehmers berücksichtigt und übersichtlich aufgelistet werden
• Wenige Klicks und Angaben reichen aus, um aus einer Vorlage eine individuelle und übersichtliche Lohnabrechnung zu erstellen
• Je nach Vorlage und Art des Beschäftigungsverhältnisses müssen ggf. unterschiedliche Dokumente benutzt werden, da z.B. für geringfügige Beschäftigungsverhältnisse nur geringe pauschale Abgaben abgeführt werden