Telefonakquise: So gewinnen Sie bei Anruf neue Kunden
Schlechte und unpersönliche Werbung sorgt bei vielen Kunden für Frust und Ablehnung. Doch ein persönliches Gespräch am Telefon kann im B2B-Bereich einen entscheidenden Unterschied machen. Telefonakquise bietet Unternehmen die Möglichkeit, nicht nur neue Kunden zu gewinnen, sondern auch ehemalige Kundenbeziehungen wiederaufleben zu lassen. Wer die richtigen Techniken und eine professionelle Ansprache nutzt, kann Vertrauen aufbauen und individuelle Lösungen präsentieren – der Schlüssel zu langfristigen Geschäftsbeziehungen. Mit den folgenden Tipps und Strategien wird Ihre Telefonakquise zu einem effektiven Werkzeug, um erfolgreich neue Kunden zu gewinnen.
Vorsicht: Grenzen der Telefonakquise – Wann ist sie verboten?
Telefonakquise ist ein wirksames Mittel zur Neukundengewinnung, doch es gibt klare rechtliche Grenzen, die unbedingt beachtet werden müssen. Privatpersonen (Endverbraucher) ohne deren ausdrückliche Zustimmung anzurufen, ist strikt verboten. Hier greift das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG), das unerwünschte Werbeanrufe untersagt, um die Privatsphäre der Verbraucher zu schützen. Für Unternehmen bedeutet dies, dass ein vorheriger Kontakt oder eine eindeutige Einwilligung vorliegen muss, bevor ein Anruf erfolgen darf.
Im B2B-Bereich (Geschäftskunden) sind die Regelungen weniger streng. Telefonakquise ist hier erlaubt, wenn davon ausgegangen werden kann, dass der potenzielle Geschäftspartner ein berechtigtes Interesse an Ihrem Angebot hat – dies wird als „mutmaßliche Einwilligung“ bezeichnet. Ein Beispiel: Ein Anbieter von Holzbearbeitungsmaschinen darf eine Schreinerei kontaktieren, da eine geschäftliche Relevanz naheliegt. Dennoch sollte auch hier Vorsicht walten, da die mutmaßliche Einwilligung gut begründet sein muss, um rechtlichen Konflikten vorzubeugen.
Tipp: Dokumentieren Sie Ihre Anrufe und die Grundlage Ihrer Kontaktaufnahme sorgfältig. Bei Unsicherheiten, ob eine mutmaßliche Einwilligung vorliegt, ist es ratsam, vorab eine schriftliche Einwilligung einzuholen. So bleiben Sie auf der sicheren Seite.
So gehen Sie bei der Telefonakquise vor
Bei der Kaltakquise, also der Neukundengewinnung ohne vorherigen Kontakt, gilt die Telefonakquise als die Königsdisziplin. Für erfolgreiche Telefonate sind einiger wichtige Tipps zu beachten. Außerdem ist wachsende praktische Erfahrung hilfreich und erhöht die Erfolgschancen.
| To-do | Vorgehensweise |
| Zielgruppe festlegen | Bevor es mit dem Telefonieren richtig losgehen kann, sollten Sie Ihre Zielgruppe definieren. Wer könnte Interesse an Produkten oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens haben? |
| Kontaktdaten potenzieller Kunden recherchieren | Wenn die Zielgruppe definiert ist, lassen sich via Internet, Telefon- oder Branchenbüchern Adressen ermitteln. Außerdem können Unternehmen Adressdaten von Adressdatenbanken kaufen. |
| Gesprächsvorbereitung | Bei der Telefonakquise ist die Gesprächsvorbereitung entscheidend, vor allem braucht der Anrufer Informationen über das Unternehmen und die Branche. Außerdem ist es ratsam, sich Gedanken über mögliche Einwände zu machen und die Argumentation entsprechend anzupassen. |
| Die Vorzimmerdame überwinden | Insbesondere in größeren Unternehmen ist es schwierig, direkt einen Entscheider ans Telefon zu bekommen. Die Sekretärinnen sind angewiesen fremde Anrufer abzuwimmeln. Besser ist es, direkt nach dem korrekten Ansprechpartner zu fragen. Diese sind häufig auf der Internetseite zu finden oder lassen sich bei einem ersten Anruf recherchieren. Reden Sie nicht im Konjunktiv. Mit dem Satz: „Verbinden Sie mich bitte mit Herrn Müller“, hat die Sekretärin nicht viel Spielraum. |
| Antwortmöglichkeiten auf die Frage nach dem Grund für den Anruf |
|
| Mit dem Entscheider telefonieren | Sobald der persönliche Kontakt zum Entscheider hergestellt ist, gilt es einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. |
Das Gespräch mit der richtigen Zielperson
Ein gelungenes Gespräch mit der richtigen Zielperson ist entscheidend für den Erfolg der Telefonakquise. Der Gesprächseinstieg ist dabei besonders wichtig – er entscheidet über das Interesse und die Gesprächsbereitschaft des Gegenübers. Ein strukturierter Ablauf sorgt dafür, dass der Anruf professionell und überzeugend wirkt.
1. Begrüßung – Der erste Eindruck zählt
Begrüßen Sie Ihren Gesprächspartner höflich und stellen Sie sich klar und prägnant vor. Nennen Sie dabei Ihren Namen und das Unternehmen, das Sie vertreten. Lassen Sie anschließend eine kurze Pause, damit der Gesprächspartner Zeit zum Antworten hat. Diese Pause signalisiert Respekt und gibt dem Gegenüber Raum, auf Sie einzugehen.
Beispiel:
„Guten Tag, Herr/Frau [Name], mein Name ist [Ihr Name] von der Firma [Unternehmensname]. Ich freue mich, kurz mit Ihnen sprechen zu dürfen.“
2. Kompetenz ausloten – Sind Sie beim richtigen Ansprechpartner?
Prüfen Sie frühzeitig, ob Sie mit der richtigen Zielperson sprechen. Beschreiben Sie in wenigen Sätzen, worum es bei Ihrem Anruf geht, und fragen Sie, ob der Gesprächspartner die passende Person für Ihr Anliegen ist:
„Ich möchte gerne mit der Person sprechen, die für [Thema] zuständig ist. Bin ich da bei Ihnen richtig?“
Falls nicht:
- Bitten Sie um die Kontaktdaten des zuständigen Ansprechpartners.
- Stellen Sie sicher, dass Sie den korrekten Namen und die passende Durchwahl erhalten, um bei Ihrem nächsten Anruf Zeit und Aufwand zu sparen.
Hinweis: Zeigen Sie sich stets höflich und respektvoll, auch wenn Sie falsch verbunden sind. Ein professioneller Eindruck kann Türen öffnen.
3. Unternehmen und Mehrwert vorstellen
Beschreiben Sie im nächsten Schritt Ihr Unternehmen und den Mehrwert Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung – knapp, klar und zielgerichtet. Ihr Fokus sollte darauf liegen, wie Ihr Angebot das Problem des Kunden löst oder ihm einen Vorteil verschafft.
Wichtige Punkte:
- Fassen Sie sich kurz: Ihre Vorstellung sollte maximal eine Minute dauern.
- Konzentrieren Sie sich auf den Nutzen: Was gewinnt der Kunde durch Ihr Angebot?
Beispiel:
„Unser Unternehmen bietet eine Lösung für [Problem oder Herausforderung], die Ihnen hilft, [Vorteil/Nutzen]. Ich möchte Ihnen kurz zeigen, wie das für Ihr Unternehmen von Vorteil sein könnte.“
Schließen Sie diesen Abschnitt mit einer Rückfrage ab, um die Aufmerksamkeit und das Verständnis des Kunden zu sichern:
„Konnte ich mich bis hierhin verständlich machen?“
4. Informationsmaterial anbieten – Nächste Schritte einleiten
Hat der Gesprächspartner Interesse signalisiert, können Sie den nächsten Schritt einleiten:
- Komplexe Produkte: Bitten Sie um einen Termin für ein persönliches Gespräch, um Details zu klären.
- Einfachere Themen: Schicken Sie ein kurzes, prägnantes Informationspaket per E-Mail zu.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass Sie die Zusendung des Materials direkt bestätigen, um den Anruf freundlich und verbindlich zu beenden.
„Ich sende Ihnen die Informationen gerne zu. Darf ich Ihnen diese an [E-Mail-Adresse] schicken?“
5. Folgeanruf – Dranbleiben und Verbindlichkeit schaffen
Planen Sie spätestens zwei Tage nach dem Versand des Informationsmaterials einen Folgeanruf ein. Bei diesem Gespräch können Sie gezielt das Interesse des Entscheiders vertiefen und ihn zu einer konkreten Handlung bewegen.
Strategie:
- Starten Sie mit einer freundlichen Nachfrage: „Hatten Sie bereits Gelegenheit, die Informationen anzusehen?“
- Falls der Kunde das Material noch nicht geprüft hat, vereinbaren Sie einen festen Rückruftermin.
Tipp: Bestätigen Sie diesen Termin per E-Mail. Das schafft Verbindlichkeit und sorgt dafür, dass das nächste Gespräch in entspannter Atmosphäre stattfindet.
Ein strukturierter und respektvoller Gesprächsverlauf, gepaart mit einer klaren Darstellung des Mehrwerts, erhöht die Chancen auf eine erfolgreiche Telefonakquise erheblich. Dranbleiben, gezielte Nachfragen und eine verbindliche Kommunikation sind dabei genauso wichtig wie eine freundliche und professionelle Ansprache. So steigern Sie die Wahrscheinlichkeit, potenzielle Kunden nicht nur zu gewinnen, sondern langfristig zu binden.
Checkliste für die Telefonakquise
Regelmäßig trainieren
Telefonakquise ist eine Fähigkeit, die durch Übung verbessert wird. Regelmäßiges Training hilft, Hemmungen abzubauen, sicherer zu sprechen und auf Einwände souverän zu reagieren. Üben Sie Gesprächssituationen in Rollenspielen oder nehmen Sie Ihre Gespräche (mit Zustimmung) auf, um diese später zu analysieren.
zu Anfang weniger wichtige Unternehmen zum „Aufwärmen“ anrufen
Beginnen Sie mit Anrufen bei Unternehmen, bei denen der Druck geringer ist. Diese Anrufe helfen, Routine zu entwickeln und die Gesprächsstrategie zu verfeinern. Sobald Sie sich sicher fühlen, können Sie sich auf die „wichtigeren“ potenziellen Kunden konzentrieren.
Notizen machen für den nächsten Anruf
Dokumentieren Sie wichtige Informationen aus jedem Gespräch, z. B. Namen, Position, Einwände oder besondere Interessen des Gesprächspartners. Diese Notizen erleichtern den Folgeanruf und zeigen dem Kunden, dass Sie aufmerksam sind.
authentisch bleiben
Kunden erkennen schnell, wenn jemand „aufgesetzt“ wirkt. Sprechen Sie so, wie Sie auch in einem persönlichen Gespräch sprechen würden. Authentizität schafft Vertrauen und erhöht die Chancen auf eine positive Reaktion.
Einwände positiv sehen
Einwände sind keine Ablehnung, sondern zeigen, dass der Kunde sich mit Ihrem Angebot auseinandersetzt. Sehen Sie sie als Chance, Missverständnisse zu klären und gezielt auf Bedenken einzugehen. Bereiten Sie sich auf häufige Einwände vor und üben Sie, darauf einzugehen.
Fragen stellen, um herauszufinden, was der Kunde braucht
Statt einfach nur Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung anzupreisen, stellen Sie gezielte Fragen, um die Bedürfnisse des Kunden zu ermitteln. Fragen wie „Welche Herausforderung möchten Sie lösen?“ oder „Worauf legen Sie besonderen Wert?“ helfen, eine individuelle Lösung zu präsentieren.
regelmäßig den Namen des Kunden verwenden
Der Name ist für jeden Menschen wichtig und schafft eine persönliche Verbindung. Verwenden Sie ihn regelmäßig, aber nicht übertrieben, um das Gespräch persönlicher und wertschätzender zu gestalten.
den Fokus auf den Kundennutzen legen
Kunden interessiert nicht, wie toll Ihr Produkt ist, sondern wie es ihnen helfen kann. Stellen Sie den Nutzen für den Kunden in den Vordergrund, z. B.: „Mit unserer Lösung sparen Sie X Zeit pro Woche“ oder „Sie reduzieren dadurch Ihre Kosten um Y %“.
ein gleichberechtigtes Gespräch führen, nicht mit Gewalt verkaufen
Kunden möchten nicht das Gefühl haben, in ein Angebot gedrängt zu werden. Führen Sie das Gespräch auf Augenhöhe und hören Sie dem Kunden aktiv zu. Eine partnerschaftliche Kommunikation erhöht die Chance auf einen erfolgreichen Abschluss.
Ausdauer beweisen und Absagen nicht persönlich nehmen, sondern daraus lernen.
Telefonakquise ist ein Prozess, bei dem nicht jeder Anruf erfolgreich sein wird. Sehen Sie Absagen nicht als Niederlage, sondern als Lernchance. Analysieren Sie, was gut lief und was verbessert werden kann, und bleiben Sie dran – Beharrlichkeit zahlt sich aus.
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