Selbstständig machen als Hochzeitsplaner

Das Ja-Wort für eine erfolgreiche Existenzgründung als Hochzeitsplaner! Geheiratet wird immer, so lautet die oft zu hörende Meinung, die in betriebswirtschaftlicher Hinsicht doch eine profitable Ausgangsbasis für den Weg in die berufliche Selbstständigkeit als Hochzeitsplaner bzw. Weddingplaner zu versprechen scheint. Insgesamt handelt es sich hierbei um einen wahren Trendberuf, der sich in Deutschland in den letzten Jahren zunehmend etablieren konnte, sicherlich auch aufgrund von mancher filmreifen Hollywood-Inszenierung. Doch hier deutet sich schon an, dass der Markt recht umkämpft ist, was eine gründliche Vorbereitung für den Weg in die Selbstständigkeit erfordert. Sicherlich sind viele Paare bereit, ein großes Budget für die Hochzeit bzw. einen unvergesslichen Tag auszugeben, doch nicht jedes Paar wird einen Hochzeitsplaner engagieren können oder wollen. Insofern sollte die konkrete Ausgangslage realistisch erörtert respektive eingeschätzt werden. Im Folgenden sollen daher die wichtigsten Aspekten und einige zentrale Praxistipps kompakt beleuchtet werden.

Ein modernes Berufsbild im Überblick:
Der Hochzeitsplaner (Weddingplaner)

Bis dato handelt es sich beim Hochzeitsplaner nicht um einen Ausbildungsberuf, insofern sind die formalen Zugangsvoraussetzungen sind allzu hoch. In der Praxis zeigt sich, dass viele Hochzeitsplaner zunächst den Weg des ‚allgemeinen‘ Eventmanagers gehen und sich dann auf diese Nische vollends konzentrieren. Wenn man so will, handelt es sich ja um eine spezifische Form des Eventmanagements. In jedem Falle aber sind Erfahrungswerte und Fähigkeiten im Managen von Events unabdingbar, denn der Planungs- und Koordinationsaufwand ist nicht zu unterschätzen. Es gilt, die mitunter hohen und durchaus wechselanfälligen Vorstellungen und Ansprüche des Brautpaares professionell umzusetzen. Insofern ist es auch in Anbetracht der Konkurrenz naiv, ohne jegliches Knowhow erfolgreich durchstarten zu wollen. Die Leistungen von Hochzeitsplanern umfassen die ganzheitliche Planung einer Hochzeit, also deren gesamten Ablauf inklusiver aller Teilleistungen. Man denke hier neben der feierlichen Kleidung insbesondere an die Location, das Essen (Catering) sowie etwaige Showacts, um nur die wichtigsten Aspekte zu nennen. Und genau hier zeigt sich, wie komplex die Aufgaben eines Hochzeitsplaners eigentlich sind: Neben guten planerischen Fähigkeiten braucht er/sie vor allem ein starkes Netzwerk, um alles zur vollsten Zufriedenheit der Kunden erledigen zu können. Ohne Kontakte zu Caterern, Bekleidungsgeschäften, (ausgefallenen) Locations oder Musikern kann ein Hochzeitsplaner nicht arbeiten. Er muss seinen Kunden schon beim ersten Gespräch attraktive Optionen und Leistungen anbieten können, um einen Auftrag zu bekommen. Insofern sollte er wissen, welche professionellen Leistungen er wo mit großer Zuverlässigkeit einbinden kann. Letztlich sind die Ansprüche an einen Hochzeitsplaner sehr hoch, zumal er ca. 15 % des gesamten Hochzeitsbudgets für sich in Anspruch nimmt. Wer sich einen guten Namen als Basis für Wachstum durch Mund-zu-Mund Propaganda machen will, ist daher auf gelungene Projekte angewiesen. Was die formalen Startvoraussetzungen angeht, so wird die Anmeldung eines Gewerbes in vielen Fällen erforderlich sein. Wer ein abgeschlossenes Studium absolviert hat, wird beim Finanzamt eventuell den Status eines Freiberuflers im Sinne einer künstlerischen Tätigkeit erlangen können, jedoch wird hier sehr mit Blick auf den Einzelfall entschieden, die definitorischen Grenzen sind fließend. Auch muss ein etwaiges Studium einen klaren Bezug zur freiberuflichen Tätigkeit erkennen lassen. Ein diplomierter Physiker dürfte es schwer haben, sich beim Finanzamt als Freiberufler in diesem Bereich zu positionieren.
 

Wissen, wie es geht: (private) Ausbildungsmöglichkeiten und Alternativen für den Start

Wer über recht wenige Kenntnisse verfügt, sollte neben einem Existenzgründerseminar auch die vorhandenen Ausbildungsmöglichkeiten nutzen, um sich breit aufzustellen und bestmöglich vorzubereiten. Eine interessante und renommierte Möglichkeit bietet etwa die Industrie- und Handelskammer (IHK) mit einem Weiterbildungskurs zum Eventmanager für Hochzeiten. Auch die Europäische Kommunikationsakademie (EKA) bietet eine angesehene Qualifikationsmöglichkeit für angehende Weddingplaner. Neben fachlichem und planerischem Knowhow werden hierbei vor allem betriebswirtschaftliche Kenntnisse vermittelt, die für eine nachhaltige Geschäftsentwicklung unabdingbar sind. Daneben gibt es eine Reihe von privaten Anbietern, die praxisorientierte Kurse anbieten. Generell bietet sich auch die Möglichkeit, zunächst nebenberuflich Erfahrungen zu sammeln und sich ein Netzwerk aufzubauen. So kann das finanzielle Risiko minimiert werden, da der Hauptberuf das Einkommen sichert. Darüber hinaus ist es auch möglich, Teil eines Franchisesystems zu werden (siehe agentur-traumhochzeit.de). Auf diese Weise werden die eigenen Handlungsspielräume zwar eingeengt, man kann aber sofort auf ein starkes Netzwerk zurückgreifen. In jedem Falle spielen Referenzen in diesem Beruf eine große Rolle, um Kunden zu überzeugen. Bilder oder Videos von geglückten Hochzeiten, besonderen Locations oder außergewöhnlichen Showeinlagen können somit eine starke Überzeugungskraft leisten. Auch ein Zertifikat von einem der oben genannten Anbieter kann sicherlich in Bezug auf die wahrgenommene Kompetenz nicht schaden.
 

Bevor es losgeht: betriebswirtschaftliche Überlegungen und anstehende Aufgaben

Zu Beginn sollte die Ausgangslage geprüft werden: Wie viele Hochzeiten finden überhaupt statt (das örtliche Standesamt kann hierfür Zahlen liefern), wie viele Paare in der Region wollen und können sich einen Weddingplaner leisten und wie sieht insgesamt die Konkurrenzsituation aus? Interessenten sollten anhand dieser Informationsgrundlage die Entscheidung treffen, ob eine ausreichende Basis für eine berufliche Selbstständigkeit gegeben ist. Sodann sollte das Angebot der Konkurrenz geprüft werden, um sich strategisch zu platzieren und gezielt abzuheben: Welche Leistungen bietet die Konkurrenz zu welchem Preis? Wo besteht die Chance, sich mit einem ‚etwas anderen‘ Angebot zu platzieren? Um sich selbst anzupreisen, dürfen eine Webseite, Flyer, Infomappen und Visitenkarten nicht fehlen. Diese können z.B. nach Rücksprache in Brautmodengeschäfte im näheren Umkreis hinterlegt werden. Dann sollten Interessenten Hochzeitsmessen besuchen, um mit Heiratswilligen in Kontakt zu kommen und um sich vor allem über die neuesten Trends einen Überblick zu verschaffen. Eine der wichtigsten Aufgaben zu Beginn ist das Netzwerken: Es gilt, mit Caterern, Locations, Künstlern etc. in Kontakt zu treten, um im Bedarfsfall auf diese Leistungen zurückgreifen zu können. Im Grunde dürfte dies recht einfach sein, ergibt sich für beide Seiten doch eine Win-Win-Situation, sofern beide kooperativ an die Sache herangehen. Und dann ist da noch die Frage, ob ein Showroom vorhanden sein sollte, indem etwa mögliche Kleider, Locations oder Künstler multimedial in Szene gesetzt werden. Auf diese Weise kann bei einem ersten Kontakt mit dem Paar die Chance genutzt werden, sämtliche Leistungen direkt greifbar zu machen. Auf diese Weise erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, den Auftrag zu kriegen, um ein Vielfaches.
 

Fehler, die zu vermeiden sind…

Viele Hochzeitsplaner scheitern neben mangelnder Erfahrung im Managen von großen Feierlichkeiten am unwirtschaftlichen Arbeiten. In einem zu erstellenden Businessplan sollten die Leistungen und zu erzielenden Einnahmen genau kalkuliert werden. Jeder Existenzgründer sollte sich fragen, welche Kosten monatlich zu decken sind und welcher Verdienst in diesem Sinne mindestens erreicht werden sollte. Natürlich dürfen hieraus keine Fantasiepreise entstehen, diese sollten sich an einer klar definierten Zielgruppe orientieren: Soll demnach eher die hochpreisige oder die low cost Schiene gefahren werden? Auf diese Weise bietet sich die strategische Chance, sich deutlich von Wettbewerbern abzuheben. Zu Beginn sollten daher auch die Preise der Mitbewerber bzw. die vor Ort ‚üblichen‘ Preise zur Kenntnis genommen werden. Aus dem Preis ergibt sich natürlich für Kunden auch ein direkter Qualitätsanspruch, d.h. der Leistungskatalog sollte dementsprechend breit und attraktiv aufgestellt werden, schließlich sollen am schönsten Tag im Leben viele Highlights gesetzt werden. Strategisch kann es auch Sinn machen, sich nicht nur auf Hochzeiten zu fokussieren, sondern auch große Geburtstage zu managen. Im Grunde genommen sind abgesehen von der Kleidung die Anforderungen und Inhalte nicht wesentlich anders.
 

Fazit: Sich als Hochzeitsplaner (Weddingplaner) erfolgreich in die Selbstständigkeit trauen

In der Tat wird immer geheiratet und viele Paare sind (mit freundlicher finanzieller Unterstützung der Eltern) auch bereit, tief(er) in die Tasche zu greifen, allerdings ist das Heiraten doch ein sehr saisonales Geschäft (die meisten Heiraten finden zwischen April und Juni statt). Insofern kann es sein, dass die Auftragslage in manchen Monaten etwas mau ist. Klar machen sollte man sich von Beginn an, dass nicht alle heiratswilligen Paare potenzielle Kunden sind, denn nicht jeder kann oder will sich einen Hochzeitsplaner leisten. Viele können oder müssen bei der Hochzeit sparen, was dem Weddingplaner in nicht wenigen Fällen seine Daseinsberechtigung entzieht. Auch sollte man sich klar machen, dass geregelte Arbeitszeiten sich nicht immer einhalten lassen und oft am Wochenende gearbeitet werden muss, da naturgemäß zu dieser Zeit die meisten Hochzeiten stattfinden. Und letztlich ist es nicht immer einfach, die sich mitunter häufig ändernden Wünsche von Braut und Bräutigam zu erfüllen, schließlich erwarten diese von einem professionellen Weddingplaner nicht mehr als individuelle Perfektion für den wichtigsten Tag im Leben. Wer sich dieser Punkte bewusst ist und bereit ist, sich mit Kommunikationsstärke und der Freude am Umgang mit anderen Menschen ein starkes Netzwerk aufzubauen, sollte ‚Ja‘ sagen und den Weg in die berufliche Selbstständigkeit wagen.

Checkliste zum Thema ‚selbstständig machen als Hochzeitsplaner‘:

• am Anfang steht die gründliche Analyse der Ausgangssituation: Preise, Konkurrenz, ‚Heiratspotenzial‘…etc.
• mögliche Problemfelder sollte ehrlich analysiert werden: unregelmäßige Arbeitszeiten, Saisongeschäft (=> Rücklagen bilden), sich ändernde Kundenwünsche etc.
• kein Erfolg ohne Wissen und Erfahrungen: zahlreiche Qualifikationsmöglichkeiten können genutzt werden
• betriebswirtschaftlich denken und handeln: Preise und Leistungen richtig kalkulieren, um Kunden zu gewinnen und selbst zufriedenstellende Einnahmen zu erreichen
• Alternativen für den Start als Weddingplaner: nebenberufliche Selbstständigkeit (als Test- und Erfahrungsphase) oder Franchisenehmer
• auf sich aufmerksam machen: Homepage, Flyer, Visitenkarten, Messebesuche etc.
• Netzwerken: Kooperationen mit Caterern, Locations, Musikern, Künstlern etc. eingehen, um ein attraktives und ganzheitliches Servicespektrum anbieten zu können
• ein professioneller Showroom kann eine sinnvolle Investition sein, um Kunden beim Erstgespräch zu überzeugen