Selbstständig machen als Eventmanager

Mal ehrlich, die Vorstellung, mit der Planung von Feiern bzw. Events seinen Lebensunterhalt selbstständig bestreiten zu können, hat schon etwas. Doch was sich vordergründig als höchst abwechslungsreiches berufliches Abenteuer anhört, bedarf zweifelsfrei eines gewissen Planungstalentes inklusive professionellem Zeit- und Aufgabenmanagement. Insofern sollen im folgenden Beitrag die wichtigsten Faktoren rund um das Thema Selbstständig machen als Event-Manager praxisnah mit Blick auf Chancen und Risiken beleuchtet werden. Generell bietet der moderne Beruf Event-Manager auch die Chance der Anstellung in einer darauf spezialisierten Agentur, allerdings sind hier die Verdienstmöglichkeiten deutlich geringer. Aber wer sein eigener Chef ist und selbst für die erfolgreiche Abwicklung von größeren Veranstaltungen verantwortlich ist, hat demgegenüber auch mehr Verantwortung und Risiken zu tragen. Und dem ‚Event-Charakter‘ dieses Berufes ist es naturgemäß auch geschuldet, dass regelmäßige Arbeitszeiten nicht immer eingehalten werden können. Daher gilt es wie bei jeder Existenzgründung, die persönlichen Voraussetzungen zu Beginn ernsthaft zu prüfen.

Ein Berufsbild im Kurzporträt:
Was macht eigentlich ein Event-Manager?

Als selbstständiger Eventmanager geht es im Berufsalltag darum, private oder auch öffentliche Veranstaltungen zu organisieren. In enger Abstimmung mit den Auftraggebern und deren Wünschen muss der Event-Manager also im Vorfeld alle Arbeitsschritte sorgfältig planen und fristgerecht umsetzen, sodass am Tag X alles nach Plan läuft. Dies setzt natürlich eine enge Kooperation mit anderen Dienstleistern (man denke etwa an Catering, Servicepersonal oder Künstler) voraus. Hier zeigt sich, dass gewisse Erfahrungswerte und vor allem ein Netzwerk nötig sind, um schnelle und verlässliche Lösungen herbeizuführen, auf die Verlass ist. Der Arbeits- und Planungsaufwand ist nicht zu unterschätzen, zumal die Feier im eigenen Sinne ein Erfolg werden muss. Gerade in der Startphase kann sich eine missglückte Veranstaltung sehr negativ auf das erfolgskritische Image auswirken. Auch wenn es der Eventcharakter suggerieren mag, handelt es sich um kein Berufsbild, das spontan nebenbei ergriffen werden sollte. Apropos nebenbei: Viele Interessenten schnuppern zuerst nebenberuflich in diese Branche, um neben dem eigentlichen Job erste Erfahrungen zu sammeln und notwendige Kontakte zu knüpfen. Sofern Veranstaltungen am Wochenende stattfinden, lässt sich dies meistens gut mit einer hauptberuflichen Tätigkeit in Vollzeit vereinbaren.
 

Existenzgründung professionell angehen:
Welche Kenntnisse braucht ein Event-Manager?

Neben den bereits angesprochenen Fachkenntnissen in der Planung und Strukturierung von Abläufen ist ein gewisses betriebswirtschaftliches Knowhow unabdingbar. Ein Event-Manager muss z.B. Angebote erstellen, die für Kunden attraktiv sind und ihm mit Blick auf sein eigenes Einkommen attraktive Margen eröffnen. Ein gewisses Verhandlungsgeschick gegenüber Kunden und anderen Dienstleistern ist unabdingbar. Ein hohes Startkapital ist in der Regel nicht von Nöten, sofern nicht direkt Personal angestellt werden soll. Wichtige Arbeitsutensilien wie Internet, Telefon und Büroräume lassen sich in fast jeder Wohnung einrichten und auch steuerlich absetzen. Von großer Wichtigkeit im Berufsalltag eines Event-Managers sind ferner fundierte Kenntnisse im allgemeinen Recht sowie im Musikrecht. Ein Event-Manager sollte wissen bzw. vertraglich fixieren können, wer in welchem Umfang haftet respektive welche Auflagen zu beachten sind, wenn beispielsweise eine Örtlichkeit für eine Veranstaltung gemietet wird. Auch sollte ein Event-Manager wissen, welche Anmeldungen im Vorfeld bei Behörden nötig sind und welche Rechte mit Blick auf Musik und auftretende Bands zu wahren sind.
 

Welche zentralen Fähigkeiten sollte ein Event-Manager mitbringen?

Insofern sollte sich ein angehender Event-Manager mit Verträgen, deren Fachsprache und Wirkungsumfang sehr sorgfältig auseinandersetzen. Sollte z.B. eine vertraglich vereinbarte Showeinlage bei einem Event ausfallen, so muss sich der Event-Manager unter Umständen auch mit Schadensersatzansprüchen auseinandersetzen. Zu den Kernkompetenzen dieses Berufsbildes gehören also rechtliche (vertragliche) und betriebswirtschaftliche Kenntnisse. Von Natur aus muss auch eine kommunikative Stärke inklusive Verhandlungsgeschick vorhanden sein, um in diesem Beruf auf Dauer erfolgreich zu sein. Die Berufsbezeichnung sagt ja schon, dass gewisse Managementfähigkeiten ebenfalls vorhanden sein müssen: Es gilt, Abläufe zu planen und dabei stets alles im Griff zu haben. Mit der Unterstützung von Computerprogrammen lassen sich Aufgaben und Termine recht leicht koordinieren und einhalten. Wer allerdings selbst schon große Probleme damit hat, Aufgaben zu managen, sollte Abstand von diesem recht anspruchsvollen Berufsfeld nehmen. Gerade in der Startphase bringt die Selbstständigkeit auch einen gewissen Druck bzw. eine Ungewissheit mit, die es auszuhalten gilt. Es gibt im Berufsalltag auch immer wieder unkalkulierbare Risiken, die mit herben finanziellen Verlusten einhergehen: So kann es sein, dass ein sehr lange geplantes Großprojekt durch ein Unwetter buchstäblich ins Wasser fällt. All dies zeigt, dass der Berufsalltag des Event-Managers sicher nichts für schwache Nerven ist. Extrovertierte Menschen, die die tägliche Herausforderung lieben, können in diesem Beruf allerdings auch völlig aufgehen und endlich ihre berufliche Selbstverwirklichung finden bzw. leben.
 

Einstiegs- bzw. Ausbildungsmöglichkeiten zum Event-Manager

Eine solide Ausbildungsgrundlage kann der Beruf des/der Veranstaltungskaufmannes/Veranstaltungskauffrau sein, wie ihn die renommierte Industrie- und Handelskammer (IHK) anbietet. Nicht zu unterschätzen ist, dass ein solcher Qualifikationsnachweis neben erfolgreichen Referenzen für potenzielle und zu überzeugende Kunden ein Schlüsselfaktor sein kann. Der private Bildungsmarkt bietet interessante Alternativen für alle, die schneller vorankommen wollen. In speziellen und sehr praxisbezogenen Eventmanagement-Kursen wird in recht kurzer Zeit das wichtigste Handwerkszeug vermittelt. Für die Vermarktung und die Kundenakquise sollte übrigens das Internet von Beginn an konsequent eingebunden werden: Eine suchmaschinenoptimierte Webseite kann der erste Anlaufpunkt für potenzielle Kunden sein. Dabei können interaktive Inhalte auf der Seite helfen, den ‚Event-Charakter‘ überzeugend in Szene zu setzen. Auch auf Facebook und Co. sollte die virale Marketingtrommel kräftig gerührt werden. Nach einer zäheren Startphase hat man sich im Idealfall einen Namen als Event-Manager erarbeitet, sodass Folgeaufträge durch Empfehlungen gesichert werden. Auch durch das bereits angesprochene Netzwerk können sich immer wieder neue Aufträge bzw. auch längerfristige Kooperationen ergeben.
 

Fazit und Bewertung der beruflichen Chancen als
selbstständiger Event-Manager

Als Einstieg empfiehlt sich zunächst eine nebenberufliche Selbstständigkeit am Wochenende, um Erfahrungen und Kontakte zu sammeln. Oftmals ist es in der Praxis auch so, dass vormals Angestellte einer Eventagentur den Sprung in die Selbstständigkeit wagen und erfolgreich meistern. Welcher Einstieg auch gewählt wird, es sollte nicht unterschätzt werden, welche vielfältigen und vor allem zeitlichen Anforderungen dieser Beruf stellt. Und natürlich ist im Sinne der Ausgangs- bzw. Wettbewerbsanalyse auch kritisch zu hinterfragen, welcher Bedarf in einer Region besteht: Wer z.B. in einem dichtbesiedelten Ballungsraum wie dem Ruhrgebiet lebt, kann sich vor potenziellen Auftraggebern kaum retten, wohingegen es im dörflichen Kreis auf dem Lande sehr schwierig werden dürfte. Die Verdienstmöglichkeiten jedenfalls sind äußerst attraktiv, denn für große Events lassen sich nicht selten fünfstellige Honorare einfahren. Es mag banal klingen, ist aber dennoch wahr: Events gibt es das ganze Jahr über und gerade Unternehmen sparen nicht daran, ihre Mitarbeiter bei Laune zu halten. Mit einem überzeugenden und kundenorientierten Angebot spricht also nichts gegen eine erfolgreiche Existenz als selbstständiger Event-Manager. Etwaige berufliche Risiken (man denke an die angesprochenen Rechtsaspekte) können z.T. mit einer Berufshaftpflichtversicherung minimiert werden.

Selbstständig machen als Eventmanager:
Checkliste mit zentralen Aspekten und Praxistipps

• Im Rahmen einer anfänglichen nebenberuflichen Tätigkeit können wichtige Erfahrungswerte und Kontakte gesammelt werden
• Ausgangslage prüfen: Wie groß ist der Bedarf in meiner Region in puncto Event-Management? Welche konkreten Angebote gibt es schon?
• Event-MANAGER: Es gilt, Aufgaben zu planen, strukturieren und für die fristgerechte Umsetzung zu sorgen
• Der Berufsalltag ist nicht zu unterschätzen und verlangt fundierte Rechts- und Managementkenntnisse
• Freude an der Kommunikation sowie an Verhandlungen ist eine Grundvoraussetzung für Erfolg
• unregelmäßige Arbeitszeiten gehören neben guten Verdienstmöglichkeiten auch zur beruflichen Realität von Event-Managern
• Die Ausbildung als Veranstaltungskaufmann/-frau bietet eine solide Basis
• Im privaten Bildungssektor gibt es zahlreiche Kurse mit praxisnahem Managementwissen
• Mit einer Berufshaftpflichtversicherung lassen sich finanzielle Risiken minimieren
• Das Internet für die Auftragsgewinnung nutzen: Wonach suchen Kunden im Netz, die ein Event organisieren lassen möchten?
• Informationen zur Gewerbeanmeldung als Eventmanager finden Sie HIER.