Betriebsausgaben für Selbstständige: welche machen Sinn?

Bei Nicht-Unternehmern herrscht oftmals der naive Eindruck vor, dass Selbstständige nahezu alle Lebenskosten als Betriebsausgaben geltend machen dürfen. In der Praxis verhält sich die Situation jedoch ganz anders. Denn nicht einmal alle Ausgaben, die prinzipiell im Zusammenhang mit dem eigenen Unternehmen stehen, sind immer betrieblich abzugsfähig. Deshalb ist es sinnvoll, sich ein wenig näher mit den einzelnen Betriebsausgaben zu beschäftigen und zu überlegen, welche davon auch tatsächlich sinnvoll sind.

Was sind Betriebsausgaben?

Bei den Betriebsausgaben handelt es prinzipiell um sämtliche Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Führung eines Unternehmens stehen. Dazu gehört einerseits alles, was benötigt wird, um den Betrieb zu führen und andererseits all jene Ausgaben, die durch das unternehmerische Handeln entstehen.

Die Betriebsausgaben führen dazu, dass die Umsätze des Unternehmens gemindert und dadurch der Gewinn reduziert wird. Diese Gewinnminimierung ist deshalb so wichtig für die Unternehmer, weil der Staat Steuern auf den Gewinn von Unternehmen verlangt. Je geringer der Gewinn ist, desto niedriger fällt auch die entsprechende Steuerlast aus.

Nicht immer ist ganz eindeutig zu klären, ob es sich bei Kosten tatsächlich um Betriebsausgaben handelt. Ein klassisches Beispiel dafür ist die Miete, wenn sich das Büro in der eigenen Wohnung befindet. Hier schaut der Gesetzgeber ganz genau hin und will wissen, inwieweit die angegebenen Räumlichkeiten tatsächlich nur betrieblich genutzt werden.

Im Zweifelsfall ist es immer sinnvoll, den eigenen Steuerberater in die Entscheidung einzubeziehen.
 

Was sind typische Beispiele für Betriebsausgaben?

Grundsätzlich sind alle Ausgaben steuerlich absetzbar, die im Zusammenhang mit dem Betrieb stehen. Deshalb handelt es sich bei den möglichen Betriebsausgaben auch um eine sehr lange Liste.

Zu den typischen Betriebsausgaben zählen unter anderem:

• Anschaffungen für das Büro und Büro- und Arbeitsmittel (also zum Beispiel auch Briefumschläge und Versandtaschen)

• Kosten für rechtliche Beratung und Prozesse

• Die Berufskleidung (auch die Reinigung)

• Fachliteratur und Seminare

• EDV-Ausstattung (zum Beispiel ein neues Laptop) und Smartphones

• Versicherungen

• Fahrtkosten zwischen Wohnung und Betrieb, PKW-Kosten, Parkkosten

• Geschenke bis 35 Euro

• Kosten für Werbung

• Gebühren für Internet und Telefon

• Provisionen

• …

Mieten statt kaufen

Ein oftmaliger Tipp von Steuerberatern im Zusammenhang mit den Betriebsausgaben lautet: Es ist sinnvoller, Geräte wie beispielsweise Computer oder Notebooks zu mieten, anstatt sie zu kaufen.

Werden die Geräte nämlich gekauft, wandern sie ins Anlagevermögen. Das hat zur Folge, dass jedes Jahr nur ein kleiner Teil der Anschaffungskosten als Betriebsausgabe geltend gemacht werden kann. Die Kosten für die Miete oder Leasing können hingegen im vollen Umfang als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
 

Dienstfahrzeuge sorgen für viele unterschiedliche Betriebsausgaben

Wer als Unternehmer ein Privatfahrzeug fährt, verschenkt in der Regel viel Geld. Deshalb ist es sinnvoll, sich einen entsprechenden Dienstwagen zuzulegen, denn dieser darf auch für die privaten Fahrten verwendet werden. Für die entsprechende Anrechnung der Kosten gibt es hier unterschiedliche Regelungen wie beispielsweise die „1-Prozent-Regelung“.

Zu den typischen Betriebsausgaben bei der Verwendung eines Dienstfahrzeugs zählen unter anderem Tankrechnungen und Werkstattbelege im Zusammenhang mit Services, dem Reifenwechsel oder fällig werdenden Reparaturen. Über das Jahr verteilt kommt hier eine schöne Summe zusammen, die dazu führt, dass die Steuerlast deutlich reduziert wird.
 

Kleine Geschenke können ebenfalls abgesetzt werden

Der gute Kontakt zu Auftraggebern, Geschäftspartnern und Kunden ist von entscheidender Bedeutung im Unternehmerleben. Der Ausdruck der Wertschätzung im Geschäftsleben erfolgt oftmals anhand kleiner Geschenke.

Diese können ebenfalls von der Steuer abgesetzt werden. Allerdings hat der Gesetzgeber hier Richtlinien entwickelt, um einer möglichen Ausuferung vorzubeugen. Der Wert eines Geschenkes darf maximal 35 Euro betragen. Dieser Betrag kann einmal jährlich für jede beschenkte Person geltend gemacht werden. Deshalb ist es wichtig, dass auf der Rechnung die Namen der Personen angeführt sind, die das Geschenk erhalten.
 

Bewirtungen als Betriebsausgaben absetzen

In vielen Branchen gehört es einfach dazu, sein Netzwerk zu pflegen und Geschäftspartner auch einmal zum Essen einzuladen. Dabei handelt es sich um sogenannte Bewirtungskosten, die ebenfalls als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können.

Dafür ist jedoch ein Beleg erforderlich, bei dem die Namen der bei dem Geschäftsessen anwesenden Personen und der Zweck der Veranstaltung aufgeführt sind. Beim Zweck kann es sich beispielsweise um eine Projektbesprechung oder um die Anbahnung einer Geschäftsbeziehung handeln.

Zu den Bewirtungskosten zählen auch interne Feierlichkeiten wie ein Betriebsjubiläum oder die jährliche Weihnachtsfeier. Es kann sich also für Unternehmer mit Mitarbeitern durchaus rechnen, mit seinen Angestellten einmal im Jahr so richtig auf den Putz zu hauen.
 

Die Regelung beim Homeoffice

Wer oftmals von zuhause arbeitet, möchte selbstverständlich auch das eigene Homeoffice steuerlich geltend machen. Die Kosten für das Arbeitszimmer in der Wohnung können grundsätzlich abgesetzt werden. Dabei gibt es jedoch eine entscheidende Einschränkung: Um den vollen Abzug geltend zu machen, muss dieser Raum der Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit sein. Neben den Kosten für den Raum kann aber auch die Einrichtung (Schreibtisch, Möbel, Stuhl) und die Ausstattung (PC, Drucker, Schreibtischlampe…) angegeben werden.
 

Die Auswirkungen auf die Einkommenssteuer

Es kann sich für Kleinunternehmer durchaus lohnen, so viele Ausgaben wie möglich geltend zu machen. Wer hier nachlässig ist, verschenkt in der Regel viel Geld.

Bei einem Jahreseinkommen von 50.000 Euro bezahlt ein Kleinunternehmer hierzulande mit den aktuellen Steuersätzen knapp 12.000 Euro an Einkommenssteuer. Können dabei rund 10.000 Euro als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, reduziert sich die Einkommenssteuer auf etwa 8.300 Euro. Die Differenz beträgt in diesem Fall also rund 3.700 Euro. Eine Summe, für die sich der kleine Mehraufwand und entsprechende Sorgfalt durchaus lohnen.