Messebesuch in den USA: So bereiten Sie Ihren Business-Trip richtig vor

Vor allem für Selbstständige ist ein Messebesuch interessant. Nirgendwo sonst ist es möglich, in so kurzer Zeit und auf so kleinem Raum so viele interessante Neuerungen der Branche und artverwandter Fachgebiete zu erkunden, das eigene Unternehmen zu präsentieren und auf dem Markt einzuordnen und wertvolle Kontakte und Geschäftsbeziehungen zu knüpfen. Wer als Selbstständiger auf dem Laufenden bleiben möchte, sollte regelmäßig fachbezogene Messen besuchen, sei es als Aussteller oder lediglich als Besucher.

In Deutschland und auch in den europäischen Nachbarländern gibt es jährlich ein umfangreiches und interessantes Angebot an Fachmessen aller Branchen und Fachrichtungen. Ab und zu kann es aber auch empfehlenswert sein, den Blick noch etwas weiter schweifen zu lassen und einen Messebesuch auf der anderen Seite des großen Teichs in Erwägung zu ziehen. Vor allem in den USA gibt es ein großes Angebot an Fachmessen, die jedes Jahr Besucher aus der ganzen Welt anlocken. Wer sein Business global ausrichten und aktuelle Trends aus der ganzen Welt kennenlernen möchte, ist hier durchaus gut beraten.

Selbstverständlich erfordert der Besuch einer Messe in den USA deutlich mehr Vorbereitung als ein Ausflug zu einer in Deutschland stattfindenden Fachmesse. Damit der Business-Trip sowohl angenehm als auch erfolgreich wird, sollten im Vorfeld einige Vorbereitungen getroffen werden.
 

Flug und Unterkunft frühzeitig buchen

Ein Messebesuch in den USA kann kostspielig werden. Wer die Reisekasse nicht zu sehr beanspruchen möchte, sollte frühzeitig nach günstigen Flügen und Hotelzimmern Ausschau halten, denn genau wie auch bei Messen in Deutschland ziehen die Preise vor Ort vor allem in den messenah gelegenen Unterkünften stark an. Trotzdem lohnt es sich, auf ein Hotel zurückzugreifen, das nicht allzu weit vom Veranstaltungsort entfernt liegt. So lässt sich viel Zeit sparen. Wenn das Messegelände und das Hotel gut durch öffentliche Verkehrsmittel verbunden sind, entfällt beispielsweise auch die Notwendigkeit, einen Mietwagen zu nehmen.

Auch der Hin- und Rückflug sollten einige Monate vor Reiseantritt gebucht werden. Wer vorausschauend plant, kann hier viel Sparpotential nutzen und läuft nicht Gefahr, auf einen besonders teuren Flug ausweichen zu müssen, weil zum Beispiel alle günstigen Fluglinien bereits ausgebucht sind. Günstige Flüge lassen sich auch ergattern, wenn das An- und Abreisedatum etwas flexibler gestaltet werden können. Ist es zum Beispiel möglich, bereits ein paar Tage vor Messebeginn anzureisen und die Zeit vor Ort anderweitig zu nutzen? Auch eine um ein paar Tage verzögerte Rückreise kann zu einer deutlichen Ersparnis beim Flugpreis führen. Gerade für Geschäftsreisen lohnt es sich, nicht mitten in der Woche sondern am Wochenende zu fliegen. Das spart viel Geld.

Eine effektive Beobachtung der Flugpreise gelingt zum Beispiel über das Abonnement von Newslettern der einzelnen Airlines. Auch spezielle Portale wie kayak.de oder skyscanner.de unterstützen bei der Flugpreisbeobachtung und können über aktuelle Trends kurzfristig informieren. Einige dieser Portale haben auch bereits praktische Apps entwickelt, mit denen die Beobachtung von Flugpreisen mobil und jederzeit möglich ist.
 

Einreisebestimmungen und Visa für den Messebesuch in den USA

Wer in die USA einreisen möchte, benötigt dafür eine Einreise- und Aufenthaltsgenehmigung, die vom amerikanischen Generalkonsulat ausgestellt wird. Welche Dokumente dafür erforderlich sind, hängt stark vom Grund der Einreise und der Dauer des Aufenthaltes ab. Geschäftsreisende, die sich über einen kurzen Zeitraum, zum Beispiel für den Besuch einer Messe, in den USA aufhalten möchten, benötigen dafür ein Nicht-Einwanderungsvisum. Das Besuchervisum, das so genannte B-Visum ist in der Regel das Dokument, das Geschäftsreisende beantragen, wenn sie zu geschäftlichen Zwecken in die USA reisen möchten. Das B-Visum ist als B1-Variante und als B2-Variante erhältlich. Das B1-Visum ist für geschäftliche Zwecke gedacht, das B2-Visum für private.

Grundsätzlich empfehlen Experten Geschäftsreisenden, ein B1-Visum für ihren Business-Trip in die USA zu beantragen. Diese Visa haben in der Regel im Vorfeld eine längere Bearbeitungszeit, da der Antragsteller oder die Antragstellerin bei der Prüfung bereist von einem Beamten des Konsulates überprüft wird. Mit einem B1-Visum ist die Einreise an sich dafür meist etwas unkomplizierter.

Detaillierte Informationen zu den Besuchervisa der USA hat die Internetseite der US-Botschaften und Konsulate in Deutschland zusammengestellt. Geschäftsreisende können sich unter diesem Link zu den Einreisebestimmungen und der Antragstellung sowie zu aktuellen Änderungen im Einwanderungsrecht informieren.
 

ESTA als Alternative zum Besuchervisum

Neben der Beantragung eines klassischen Besuchervisums können sich Geschäftsreisende auch um das ESTA-Verfahren bemühen. Die Abkürzung ESTA steht für Electronic System for Travel Authorization und ermöglicht es Geschäftsreisenden in die USA seit 2008, ohne großen bürokratischen Aufwand eine Einreisegenehmigung zu erhalten. Die Einreise erfolgt nämlich über ein spezielles Verfahren, das nicht über das amerikanische Generalkonsulat oder die Botschaft gesteuert wird. Eine Einreise über ESTA ist für maximal 90 Tage möglich. Für einen Messebesuch reicht diese Einreisegenehmigung also auf jeden Fall aus. Die Einreisegenehmigung nach ESTA-Verfahren bleibt zwei Jahre gültig und berechtigt auch zur mehrmaligen Einreise in die USA.

Der ESTA-Antrag lässt sich in wenigen unkomplizierten Schritten online einreichen, die Beantragung ist also unabhängig von Geschäftszeiten oder Wartelisten. Die Einreiseerlaubnis über das ESTA-Verfahren ist kein offizielles Visum, ermöglicht aber trotzdem die Einreise und den Aufenthalt in den USA für maximal 90 Tage. Insgesamt 38 Länder weltweit nehmen bereits am ESTA-Verfahren teil und bieten ihren Einwohnern, diese vereinfachte Einreisegenehmigung zu beantragen. Neben Deutschland sind auch die Nachbarländer Österreich und Schweiz am ESTA-Verfahren beteiligt.

Auch im ESTA-Verfahren wird überprüft, ob die einreisende Person ein potentielles Sicherheitsrisiko für die USA darstellen könnte. Deshalb erfolgt vor Erteilung der Einreisegenehmigung ein Abgleich der eingereichten Personendaten mit amerikanischen Datenbanken zur Fahndungs- und Strafverfolgung.

Grundsätzlich gelten die folgenden Voraussetzungen zum Erwerb einer Einreisegenehmigung über das ESTA-Verfahren:

• Die Staatsbürgerschaft in einem Mitgliedslandes des Visa Waiver Programmes, das dem ESTA-Verfahren zugrunde liegt

• Der Besitz eines biometrischen Reisepasses zur Identitätskontrolle bei der Einreise

• Der Besitz einer gültigen Kreditkarte, mit der die Antragsgebühr beglichen werden kann

• Der Zweck der Reise muss sich im Rahmen der Voraussetzungen des Besuchervisums (B1 oder B2) bewegen, also einen touristischen oder geschäftlichen Hintergrund haben.

• Der Aufenthalt in den USA dauert nicht länger als 90 Tage am Stück

• Die persönlichen finanziellen Mittel müssen ausreichen, um die Ein- und Ausreise sowie den Aufenthalt in den USA vollständig zu bestreiten

(Quelle: https://www.estaformular.org/)

Die Bearbeitung eines ESTA-Antrages dauert in der Regel und bei vollständiger Erfüllung aller Voraussetzungen lediglich ein paar Tage. Die amerikanischen Behörden empfehlen einen Antrag spätestens 72 Stunden vor der geplanten Einreise in die USA. Spätestens drei Tage nach Antragstellung erhalten Antragsteller die Information, ob ihr Antrag bestätigt wurde. Es ist allerdings ratsam, ein paar zusätzliche Tage als Vorlauf einzuplanen, damit unvorhergesehene Zwischenfälle die Reise nicht gefährden. Falls ein ESTA-Antrag abgelehnt wird, muss genügend Zeit bleiben, um sich beim amerikanischen Generalkonsulat um ein offizielles Visum zu bemühen.

Die USA für Geschäftsreisende und die aktuelle politische Lage

Lange Zeit gehörten die USA zu den beliebtesten Reiseländern der Welt. Aufgrund der aktuellen politischen Situation gestaltet sich ein Besuch in den USA inzwischen allerdings etwas komplizierter. Mit seinem „Travel Ban“ hat der amerikanischen Präsident, Donald Trump, einige Hürden eingerichtet, die eine Einreise erschweren. Auch ein Arbeits-Visum ist nicht mehr ganz so leicht zu bekommen.

Im Interview mit der Welt erklärt die in New York praktizierende Anwältin für Einreiserecht, Hilde Holland, wie stark die politische Situation auch deutschen Geschäftsreisenden das Leben erschweren kann. Vor allem auf die zu erwartenden langen Bearbeitungszeiten für Reisevisa weist die Fachanwältin ausdrücklich hin und empfiehlt dringend, die erforderlichen Dokumente für eine Einreise in die USA frühzeitig zu beantragen. Verstärkte Kontrollen sowohl bei der Beantragung eines Reisevisums als auch bei der Einreise selbst können zu langen Wartezeiten und bürokratischen Stolpersteinen führen.
 

So wird der Messebesuch auch inhaltlich zum Erfolg

Ein Messebesuch in den USA ist nicht nur zeitaufwendig sondern auch kostenintensiv. Es handelt sich eben um deutlich mehr als eine simple Geschäftsreise. Deshalb sollte sich der Business-Trip auf jeden Fall lohnen. Damit der Besuch auf der Fachmesse mehr als nur eine interessante Reise über den großen Teich wird, können Sie auch unabhängig von der Planung von Flug und Unterkunft und der Beantragung eines Visums einiges vorbereiten.
 

1. Aussteller und interessante Kontakte im Vorfeld prüfen

Messen in den USA fallen erfahrungsgemäß deutlich größer aus als hierzulande. Das führt zu einem gewaltigen Überangebot an Ausstellern du Informationsständen. Wer sich hier nicht verzetteln möchte, informiert sich besser schon zu Hause, welche Unternehmen und Kontaktpersonen auf der Messe vertreten sein werden und legt fest, was der Besuch unbedingt beinhalten sollte. Je nach Dauer des Aufenthaltes kann eine Prioritätenliste helfen, die interessanten Aussteller über die Besuchstage zu verteilen.

Ein Lageplan der Messe lässt sich meist schon vor Reiseantritt im Internet herunterladen. So ist es sogar möglich, eine Marschroute für die einzelnen Messetage vorzuplanen.
 

2. Ein Zeitlimit setzen und einhalten

Damit einzelne Gespräche vor Ort nicht ausufern und anschließend nicht genug Zeit für andere interessante Kontakte bleibt, ist es hilfreich, sich ein Zeitlimit für einzelne Gespräche zu setzen und dieses auch konsequent einzuhalten. Im ersten Schritt sollte es genügen, sich kurze Präsentationen eines Unternehmens anzusehen und anschließend zu entscheiden, ob der Kontakt vertieft werden soll.
 

3. Informationen über das eigene Unternehmen aufbereiten

Hat sich ein interessanter Kontakt ergeben, kann es wichtig sein, eine Fortsetzung des Dialogs in die Wege zu leiten. Dafür sollten auf der Messe mindestens alle relevanten Kontaktdaten ausgetauscht werden. Eine ausreichende Anzahl professioneller Visitenkarten des eigenen Unternehmens sind deshalb das absolute Minimum, das bei jedem Gespräch griffbereit sein sollte. Auch aussagekräftige Kurzpräsentationen in Form von Flyern oder Informationsmappen können nützliche Begleiter sein, um einen ersten Eindruck langfristig vertiefen zu können. So kann der Messebesuch auch nachhaltigen Erfolg zeigen.