Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Sie haben ein Büro gemietet, in dem sich natürlich auch Ihre Akten befinden. Die Akten stehen in Schränken und Jahr für Jahr werden es mehr. Kein Problem und keinen weiteren Gedanken wert, so könnte man meinen. Doch der Bundesfinanzhof sieht das anders. Unternehmen, die eine Bilanz erstellen, müssen eine Rückstellung bilden. Das bedeutet, dass Sie die Kosten für die zukünftige Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen im Abschluss berücksichtigen müssen. Das mindert den Gewinn. Handelt es sich um wenige Akten, ist das kein Problem. Hier bleiben die Kosten in einem überschaubaren Rahmen. Doch mit wachsenden Umsätzen vergrößert sich in vielen Firmen trotz digitaler Alternativen der Papierberg – und damit seigen die Kosten für eine Archivierung.
 

Das müssen Sie beachten

Bei der Berechnung der berücksichtigungsfähigen Kosten müssen sie folgende Positionen bedenken:

• Kosten für das Einscannen

• Kosten für die Einlagerung noch nicht digitalisierter Unterlagen

• Kosten für das Brennen von Datenträgern

• anteilige Mietkosten für die Akten (Miete, Nebenkostenversicherungen, Heizung, Strom)

• Abschreibung für Regale und genutzte Aktenschränke

Was Sie nicht berücksichtigen müssen sind die Kosten für die zukünftige Entsorgung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie die Kosten, die zukünftig entstehende Akten verursachen.
 

So funktioniert die Berechnung von Aufbewahrungsrückstellungen

Sie haben zwei Möglichkeiten, die Höhe der Rückstellung zu ermitteln. Beide Wege legen die jährlichen Kosten zugrunde.

• Bei der ersten Methode wird der ermittelte Wert mit der Anzahl der Jahre multipliziert, während derer die Unterlagen gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zu verwahren sind.

• Die zweite Methode ist etwas pragmatischer. Sie orientiert sich an dem arithmetischen Mittel der Jahreszahlen zwischen 1 und 10, was dem Faktor 5,5 entspricht. Das ist die übliche Praxis. Das untenstehende Beispiel zeigt, wie der Faktor anzuwenden ist.

Die Kosten, die für das Einscannen und Einlagern sowie Erstellen von Datensicherungen entstehen, fallen einmalig an und sind deshalb nicht über die Laufzeit hinweg nicht mehrfach, sondern einmalig zu berücksichtigen.

Beispiel,

Firma Meyer bewahrt die Akten in Schränken in einem abschließbaren Raum innerhalb des Büros auf. Die Kosten für die Aufbewahrung ergeben sich aus der folgenden Auflistung:

• anteilige Abschreibungskosten für die Unterhaltung des Archivraums 500 €

• Abschreibung für die Einrichtung (Schränke) 150 €

• Kosten für nötige Hard-im Software, um die Daten zu lesen 40 €

• Kosten für die Datensicherung (einmalig) 80 €

Da die Kosten für die Datensicherung nicht mit zu berücksichtigen sind, fallen jährlich wiederkehrende Kosten in Höhe von 690 € an (500 € + 150 € + 40 € = 690 €). Diese Zahl wird mit dem Faktor 5,5 multipliziert:

5,5 x 690 € = 3.795 €

Hinzu kommt der einmalige Betrag für die Datensicherung in Höhe von 80 €.

3.795 € + 80 € = 3.875 €

Der zu buchende Rückstellungsbetrag beläuft sich auf 3.875 €.

Im Zweifel den Steuerberater fragen

Falls Ihnen die Rechnerei zu umständlich ist, sollten Sie einfach bei Ihrem Steuerberater nachfragen. Rückstellungsbuchungen sind Bestandteil der Jahresabschlussbuchungen für die Bilanz. Die Buchungen kommen also nur ein Mal im Jahr vor und es fehlt Ihnen die Routine beim Verbuchen. Da die Auswirkungen auf den Gewinn aber unter Umständen recht drastisch ausfallen können – beispielsweise, wenn Sie eine Versand- oder Logistikfirma betreiben, die nach wie vor mit Papier-Lieferscheinen und Rechnungen arbeitet - sollten Sie die Buchung nur erstellen, wenn Sie sich in der Buchführung sicher fühlen. Denn für Selbstständige gilt bei der Buchführung wie bei jedem unternehmerischen Handeln „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht“. Die Folg: Geben Sie beim Finanzamt (unwissentlich oder unbeabsichtigt) falsche Zahlen an, die sich zu Ihrem Vorteil auswirken, steht ein Verdacht im Raum, dessen Konsequenzen im Rahmen einer Betriebsprüfung teuer werden könnten.