Selbstständiger Immobilienmakler: 3 Tipps, um clever Kosten zu sparen

Wer Dienstleistungen verkauft, wie zum Beispiel die Vermittlung einer Immobilie, hat einen überschaubaren Kostenapparat. Schließlich fallen Anschaffungskosten wie im produzierenden Gewerbe oder Kosten für die Warenbeschaffung in der Gastronomie komplett weg. Wenn Sie effizient und ökonomisch orientiert arbeiten wollen, haben Sie als Immobilienmakler trotzdem einige Möglichkeiten, Kosten zu sparen. Dieser Beitrag liefert Ihnen ein paar Tipps, die für einen spürbar besseren Cashflow sorgen.
 

Tipp 1: Sekretariatsleistungen auslagern

Personalkosten stellen oft den größten Kostenfaktor in einem Immobilienbüro dar. Die gängige Vorgehensweise, eine persönliche Sekretärin anzustellen, die entweder stundenweise, halbe Tage oder sogar ganztags

• Termine koordiniert,

• Besprechungen vorbereitet und

• Ihnen rund um die Uhr den Rücken freihält, wenn sie unterwegs sind,

ist längst überholt. Offen gesagt ist das ein Luxus aus vergangenen Zeiten. Für einen Bruchteil der Kosten einer Angestellten können Sie viele ihrer originären Leistungen extern einkaufen. Outsourcing lautete die Lösung. Anhand eines Beispiels wird klar, dass ein Sekretariatsservice viel Geld sparen und damit ihren Cashflow deutlich verbessern kann:

Für eine Halbtagskraft bezahlt ein Immobilienmakler in Hamburg 1.400 Euro brutto. Die Mitarbeiterin ist 20 Stunden in der Woche im Büro, wobei sie fünf Mal die Woche für jeweils 4 Stunden arbeitet. Rund 50 Prozent der Zeit verbringt sie mit telefonieren und Terminabsprache, wobei sie in dieser Zeit täglich ungefähr sechs bis acht Telefonate führt und zwei Termine vorbereitet. Die andere Hälfte der Zeit erledigt sie Verwaltungsaufgaben wie Buchhaltung und anderes. Kostenpunkt im Monat nur für Telefonannahme und Terminabsprachen: 700 Euro brutto.

Bei einem Sekretariatsservice kostet die Anrufannahme pro Telefonat 1,50 Euro. Terminabsprachen werden mit 4,50 Euro berechnet. Die durchschnittliche monatliche Anzahl der Telefonate beträgt wie bei der Sekretärin 96-128, Terminvorbereitungen werden im Schnitt 40 Mal im Monat erledigt. Der Sekretariatsservice rechnet im Monat wie folgt ab:

1. 128 × 1,50 Euro = 192 Euro für angenommene Telefonate

2. 40 x 4,50 Euro = 180 Euro für Terminvereinbarungen_____

Gesamtpreis 372 Euro netto zzgl. 19 Prozent MwSt.

Die Gesamtkosten für einen externen Sekretariatsservice belaufen sich also monatlich auf 372 Euro netto im Gegensatz zu 700 Euro für eine fest angestellte Mitarbeiterin. Das Einsparpotenzial liegt damit bei 328 Euro im Monat mindestens!

Übrigens: Beim Sekretariat Service bezahlen Sie nur die nachweislich angenommenen Telefonate und ausgeführten Terminvorbereitungen. Läuft es in einem Monat einmal schlechter, sinken die Kosten für die externe Sekretärin sofort. Das Gehalt für Ihre persönliche Sekretärin aber bleibt permanent auf dem gleichen Level. Außerdem sparen Sie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
 

Geht da noch mehr? Ja. Eine Sekretärin muss nicht bei Ihnen im Büro sitzen, um für Sie zu arbeiten.

Mit Blick auf das oben im Beispiel skizzierten Einsparpotenzials sollten Sie überlegen, welche zusätzlichen Arbeiten Sie ebenfalls auslagern können. Oft lassen sich Schreibarbeiten und auch vorbereitende Buchhaltungsaufgaben so organisieren, dass sie von externen Mitarbeitern eines Sekretariatsservice zuverlässig erledigt werden können. Abgesehen davon ist es ein automatisierter Vorgang, Immobilienanzeigen im System vorzubereiten. Sie müssen es weder selbst machen noch eine fest angestellte Kraft damit beauftragen.

Falls Sie sich nicht ganz von einer eigenen Sekretärin lossagen wollen oder können, ist eine Ergänzung durch einen externen Sekretariatsservice eine gute Kompromisslösung. Schalten Sie das externe Büro ein, wenn Ihre eigene Sekretärin krank wird oder Arbeiten liegen bleiben, die Sie gerne fertig haben möchten. So bauen Sie Stück für Stück Vertrauen auf und lernen den Einsatz einer virtuellen Assistenz ein bisschen besser kennen. Learning by doing verändern Sie damit den Büroalltag mit der fortschreitenden Technisierung.
 

Extra-Tipp für selbstständige Immobilienmakler ohne repräsentatives Büro

Terminvereinbarungen für Beratungsgespräche, zum Beispiel zum Verkauf einer Immobilie, können Sie mittels moderner Tools direkt in die Hände Ihrer Kunden geben. Im Netz sind digitale Terminkalender verfügbar, die in einer kostenfreien Version bis zu 50 Terminvereinbarungen im Monat bieten. Alles was Sie tun müssen ist, den Link zum öffentlich zugänglichen Kalender auf Ihrer Webseite einzubinden und Interessenten aufzufordern, Ihren Wunschtermin einzutragen. Sie definieren vorab die Zeitfenster, zu denen Ihnen ein externer Termin passt und erhalten eine Nachricht per E-Mail, sobald ein Termin gebucht wird. Einfacher und kostengünstiger geht es nicht.
 

Tipp 2: Einfacher Website-Baukasten statt teurer Webdesigner

Trauen Sie sich nicht, die Website selbst zu erstellen und brauchen im Moment für jede Kleinigkeit einen Programmierer, der sich um die Details kümmert? Falls Sie die Kosten wurmen und Sie mit dem Gedanken spielen, eine neue Website zu errichten, schauen Sie sich erst einmal bei den aktuellen Neuentwicklungen auf dem Markt um. Inzwischen haben Anbieter wie

• Jimdo

• Wix

• Weebly

• One.com

• Webnode

und andere buchstäblich „idiotensichere“ Systeme geschaffen, mit denen selbst technische Greenhorns zurechtkommen. Wichtig: In jedem Fall ist es ratsam, sich die verschiedenen Anbieter in aller Ruhe anzusehen und vielleicht den ein oder anderen Praxistest zu lesen. Schließlich müssen Sie am Ende mit der Software zurechtkommen bzw. sicherstellen, dass einer der Mitarbeiter damit klarkommt. Als Übergangslösung bietet es sich an, eine eigene kleine Website im kostenlosten Testzeitraum einzurichten und auszuprobieren, wie Sie damit zurechtkommen. Wenn Sie klarkommen, wechseln Sie. Wenn nicht, bleiben Sie vorerst noch bei der aktuellen Lösung.
 

Ein Rechenbeispiel soll das Sparpotenzial vor Augen führen, welches die Website in Eigenregie bedeuten kann:

Die Entwicklung eines individuellen Designs für ihre neue Website kostet 2.500 Euro zuzüglich Programmierkosten in Höhe von 1.000 Euro. Die Seite läuft auf dem beliebten und bekannten Wordpress-System. Weder Sie noch Ihre Mitarbeiter kennen sich damit aus. Jede Änderung an der Website wird von der Marketingagentur oder einem Freelance (Webdesigner) erledigt. Die Kosten liegen pro Stunde etwa bei 60 Euro. Während des Jahres kommt es gelegentlich zu Änderungswünschen an der Website, die sich in der Summe auf 10 Stunden belaufen. Kostenpunkt hierfür 600 Euro. Somit kostet die Erstellung der Website inklusive laufender Bearbeitung im ersten Jahr 4.100 Euro.

Dem gegenüber steht die Website mit einem Baukastensystem Ihrer Wahl, was mit jährlichen Kosten in Höhe von 120 Euro zu Buche schlägt. Das Einarbeiten in die Software hat 20 Stunden gekostet, das Erstellen der Website weitere 20 Stunden. Ihr Mitarbeiter kostet sie im Arbeitgeber-Brutto 30 Euro, was 1.320 Euro Gesamtkosten für die Errichtung der Website in eigener Regie bedeutet. Ihr Mitarbeiter führt während des Jahres die von Ihnen gewünschten Änderungen durch, und braucht doppelt solange wir ein Profi, nämlich 20 Stunden. Damit fallen weitere 600 Euro für Änderungen an. Die Erstellung der Website inklusive der laufenden Bearbeitung im ersten Jahr kostet sie 1.920 Euro. Das mögliche Einsparpotenzial im Beispielfall beläuft sich mit 2.180 Euro auf über 50 Prozent.
 

Kombination aus bestehenden Portalen und eigener Homepage

Besonders clever ist es, die Immobilien auf bewährten Homepages wie Immobilienscout24 oder Immowelt zu vermarkten und auf der eigenen Website lediglich die statischen Angaben zu verwalten.

Wenn Sie wollen, können Sie in einer Galerie weitere Fotos der vakanten Objekte bereitstellen. Denken Sie aber daran, dass Sie diese ständig pflegen müssen. Das bedeutet zum einen eine potenzielle Fehlerquelle, weil Objekte auf Ihrer eigenen Website (noch) stehen, bei Immobilienscout oder Immowelt aber schon als verkauft gelten könnten. Zum anderen kostet es einfach mehr Zeit, die Datenbestände doppelt zu verwalten.

Bedenken Sie auch folgendes: Immobilienvermarktungsportale haben leistungsstark Tools und außerdem enorm hohe Zugriffszahlen, die Sie auf der eigenen Website niemals erreichen werden. Sie brauchen sich bei den bekannten Portalen weder darum kümmern, Reichweite zu erzielen noch brauchen sie technische Fachkenntnisse, um die Anzeigen dort userfreundliche zu präsentieren.

Unsere Empfehlung lautet deshalb: Keep it simple – halten Sie es einfach (und lassen Sie Ihre Angebot auf den großen Portalen!)

 

Tipp 3: Stadtteilauto statt Firmenwagen

Ein Firmenwagen ist repräsentativ, Sie können Ihre Unterlagen darin liegen lassen und außerdem ist er sehr bequem. Nicht zuletzt ist ein Firmenwagen aber auch teuer. Er kostet in der Anschaffung und er kostet im monatlichen Unterhalt. Buchhalterische macht er sich Monat für Monat mit einem bestimmten Abschreibungsbetrag bemerkbar. Unterm Strich frisst ein Firmenwagen hunderte Euro jeden Monat. Gerade in einer Situation, in der die Liquidität nicht so stabil ist, sollten Sie darüber nachdenken, ein Stadtteilauto bei Bedarf zu mieten. Gibt es in Ihrer Stadt diesen Service nicht, kommt vielleicht eine kleine Autovermietung für Sie infrage. Sie könnten einen Stammkunden-Deal aushandeln, wenn Sie bereits einige Zeit mehrfach im Monat ein Auto gemietet haben.

Tipp: Legen Sie externe Termine zusammen und sorgen Sie dafür, dass Sie Aktivitäten außer Haus bündeln. Auf diese Weise schaffen sie mehr Termine und nutzen das Fahrzeug effizient.
 

Fazit: Wer sich von alten Strukturen löst, eröffnet sich Sparpotenzial

Die Digitalisierung bringt enorme Sparmöglichkeiten mit sich. Das zeigt sich vor allem im Bereich computergestützter Arbeiten. Überprüfen Sie die Prozesse in der eigenen Firma und Listen Sie auf, welche Aufgaben am Computer erledigt werden. Mit Sicherheit gibt es viele Leistungen, die Sie entweder günstiger selbst machen oder günstiger außer Haus geben können. Sei es Rechnungen schreiben, Buchhaltung erstellen, E-Mails beantworten oder Anzeigen ins System einpflegen – gerade bei Dienstleistungen wie der Immobilienvermarktung steckt viel Potenzial zum Geldsparen!